§ 171 ZP Náhrada nutných vedlejších výdajů při zahraniční pracovní cestě

2.7.171

§ 171 ZP Náhrada nutných vedlejších výdajů při zahraniční pracovní cestě

Ing. Karel Janoušek

Úplné znění

Ustanovení související

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

  • § 154 – zahraniční pracovní cesta

  • § 164 – náhrada nutných vedlejších výdajů při tuzemské pracovní cestě

  • § 166 – druhy cestovních náhrad při zahraniční pracovní cestě

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů

  • § 6 odst. 7 písm. a) – náhrady cestovních výdajů, které nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti

  • § 24 odst. 2 písm. zh) – výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (náhrady cestovních výdajů)

 NahoruNutné vedlejší výdaje

Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci poskytnout při zahraniční části pracovní cesty náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vznikly v přímé souvislosti s touto pracovní cestou, v prokázané výši. Jde o výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit a které také v bezprostřední souvislosti s příslušnou konkrétní pracovní cestou prokazatelně v zahraničí vynaložil. Tyto tři podmínky musí být splněny současně. Pokud zaměstnanec nemůže výši nutných vedlejších výdajů prokázat, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Protože uvedenou cenu obvyklou lze zejména v zahraničí těžko ověřit, prakticky to znamená ve výši, kterou uvede zaměstnanec ve vyúčtování pracovní cesty. Zaměstnavatel však může (viz důvodová zpráva k zákoníku práce) zaměstnancem uvedenou neprokázanou výši korigovat podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty.

Při splnění uvedených podmínek tak mohou být nutným vedlejším výdajem např.:

• výdaje za telefonní hovory související s výkonem práce,

• vstupné na výstavu, veletrh apod., je-li prohlídka výstavy součástí pracovní cesty,

• účastnický poplatek (vložné) na školení, konferenci apod.,

• v případě použití soukromého vozidla s vědomím zaměstnavatele:

  1. připojištění sedadel při společné cestě více zaměstnanců,
  2. poplatek za parkování,
  3. dálniční poplatek,
  4. poplatky za použití silnic a tunelů v zahraničí,

• poplatek za úschovu nutných osobních a pracovních zavazadel, pracovních pomůcek, nářadí apod.,

• poplatek za použití tresoru v hotelovém pokoji,

• poplatek za připojení k Wi-Fi,

• poplatek za úklid pokoje, není-li zahrnut v ceně ubytování,

• připojištění léčebných výloh zaměstnance při zahraniční pracovní cestě,

• úhrada očkování při cestě do příslušného státu nehrazeného zdravotní pojišťovnou,

• připojištění zavazadel při cestě do zahraničí,

• poplatek za nadměrnou váhu zavazadla při cestě letadlem na delší zahraniční pracovní cestě,

• poplatek za směnu poskytnuté zálohy nebo její části v zahraničí na měnu státu, kam byl zaměstnanec na zahraniční pracovní cestu vyslán.

Při rozhodování o poskytování náhrady za nutné vedlejší výdaje je nutno postupovat velmi individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti a podmínky konání příslušné pracovní cesty. Příkladem může být pracovní cesta zaměstnance na mezinárodní veletrh apod. trvající několik týdnů nepřetržitě, kdy nutným vedlejším výdajem bude např. částka za vyprání a vyžehlení košil, prádla apod., na rozdíl od zahraniční pracovní cesty, kdy bude k úhradě uvedených výdajů zaměstnanci poskytnuto kapesné. Obdobně je nutno posuzovat výdaje řidiče kamionu na osobní hygienu, použití WC apod. Výdaje soukromého charakteru, jako např. vstupné do bazénu, sauny do kina, na koncert apod. nemohou být v zásadě nutným vedlejším výdajem.

Pokud by zaměstnavatel poskytl zaměstnanci náhradu výdajů, které nelze považovat za nutné vedlejší výdaje, nešlo by o cestovní náhrady a příslušné částky by byly u zaměstnavatele daňově neuznatelným nákladem a u zaměstnance by šlo o příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a o součást vyměřovacího základu…