Cestovní náhrady - obecná ustanovení

Cestovní náhrady - obecná ustanovení

Jaroslava Pfeilerová

Pokud zaměstnavatel vyšle zaměstnance na pracovní cestu, je povinen mu poskytnout cestovní náhrady ve výši stanovené zákoníkem práce.

• Pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví minimální náhrady, které musí svým zaměstnancům vyslaným na pracovní cestu poskytnout. Zaměstnavatelé však mohou svým zaměstnancům poskytnout i nadlimitní cestovní náhrady.

• Zaměstnavatelé v nepodnikatelské sféře mohou svým zaměstnancům poskytovat pouze cestovní náhrady v limitech stanovených zákoníkem práce (v části sedmé, hlava III.).

 NahoruPrávní východiska

Problematika cestovních náhrad je poměrně obsáhlá a ekonomičtí pracovníci, kteří se jí zabývají, se musí seznámit s celou řadou právních předpisů. Zejména jde o tyto právní normy:

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), a to především v části sedmé;

• zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP); problematika cestovních náhrad je v tomto zákoně řešena zejména v ustanoveních:

  • § 6 odst. 7 písm. a) ZDP, kde jsou uvedeny limity, do kterých nejsou cestovní náhrady předmětem daně ze závislé činnosti zaměstnanců,

  • § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP, který stanoví hranici cestovních náhrad ve vazbě na daňové náklady zaměstnavatele,

  • § 24 odst. 2 písm. k) bod 1. - 4. ZDP, kde jsou vymezeny odlišnosti uplatňování cestovních náhrad zaměstnanců a podnikajících fyzických osob;

• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (ZoÚ); podnikatelé musí při účtování o pracovních cestách dodržovat zákon o účetnictví a doklady, kterými prokazují jednotlivé nároky, musí mít náležitosti účetních dokladů stanovené § 11 ZoÚ;

• zákon č. 91/2012 Sb., o mezinárodním právu soukromém podle tohoto zákona postupují zaměstnavatelé při zaměstnávání cizinců, zejména při volbě pracovního práva zainteresovaných států;

• pokyn GFŘ D-22, kterým je stanoven jednotný postup při uplatňování některých ustanovení zákona o daních z příjmů;

• prováděcí právní předpisy vydávané na základě zmocňovacího ustanovení § 189 ZP:

  • MPSV v pravidelném (případně i mimořádném) termínu stanoví vyhláškou sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, stravné při tuzemských pracovních cestách, průměrnou cenu PHM,

  • MF v pravidelném (případně i mimořádném) termínu stanoví vyhláškou sazby základní náhrady sazeb zahraničního stravného,

  • vláda stanoví nařízením úhradu zvýšených životních nákladů pro zaměstnance, s nimiž sjednává zaměstnavatel, který je neziskovou organizací, místo výkonu práce mimo území ČR.

Poznámka:

Zaměstnavatelé, které v příspěvku zjednodušeně nazýváme "nepodnikatelská sféra", jsou vymezení v ust. § 109 odst. 3 ZP (stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, školská právnická osoba zřízená MŠ, krajem, obcí, veřejné neziskové ústavní zdravotnické zařízení).

 NahoruDaňové limity

ZP řeší problematiku cestovních náhrad zvlášť pro podnikatelskou a zvlášť pro nepodnikatelskou sféru. Základem právní úpravy je část platná pro podnikatele (sedmá část, hlava II., §§ 156 až 172 ZP). V části platné pro nepodnikatelskou sféru (část sedmá, hlava III, §§ 173 až 181 ZP) jsou stanoveny odlišnosti pro tuto sféru, ale také daňové limity pro poskytování cestovních náhrad.

Při daňovém posuzování je tedy nutné vycházet z následujících pravidel:

Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře musí poskytnout zaměstnancům cestovní náhrady v limitech stanovených ZP a toto povinné plnění není předmětem daně ze závislé činnosti. Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře nemůže poskytovat nadlimitní náhrady. Náklady do limitu, který stanoví ZP, může zaměstnavatel daňově uplatnit. Zaměstnavatel v podnikatelské sféře musí zaměstnancům poskytnout cestovní náhrady minimálně ve výši stanovené ZP, může však poskytnout i vyšší plnění. Náhrady nad limit stanovený pro zaměstnance v nepodnikatelské sféře (§§ 173 až181 ZP) jsou pro zaměstnance příjmem, který je předmětem daně ze závislé činnosti a také vstupuje do vyměřovacích základů pro odvod zákonného pojistného. Pro zaměstnavatele jsou poskytnuté cestovní náhrady v plné výši daňově účinným nákladem (i nadlimitní plnění).

 NahoruKdo má nárok na CN

Zákoník práce stanoví povinnost poskytovat cestovní náhrady zaměstnancům. Pokud jsou splněny související podmínky, musí zaměstnavatel zaměstnanci příslušné náhrady poskytnout. Tuto povinnost musí zaměstnavatel dodržet i v případech, kdy zaměstnanec cestovní náhrady např. z neznalosti nenárokuje nebo se tohoto práva vzdá.

Na cestovní náhrady nemají nárok pouze zaměstnanci v pracovním poměru, ale také jiné osoby, a to prostřednictvím různých právních předpisů např. členové zastupitelstva obce obdrží cestovní náhrady prostřednictvím ustanovení § 78 zákona č. 128/2000 Sb., zákona o obcích nebo příslušníci Policie ČR obdrží příslušné náhrady na základě ust. § 136 až § 154 zákona č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů.

V souladu s § 184 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon náleží členům zkušební komise pro závěrečné zkoušky a maturitní zkoušky mimo jiné náhrada jízdních a ubytovacích výdajů v prokázané výši a také stravné stanovené zákoníkem práce. Účast v této komisi se považuje za úkol v obecném zájmu. Předsedovi komise a komisaři poskytuje cestovní náhrady škola, u které závěrečné či maturitní zkoušky probíhají, i když se nejedná o plnění v pracovněprávním vztahu. Ministerstvo školství k této problematice vydalo v únoru roku 2012 podrobný výklad pod č. j.: MSMT-5342/2012-20.

Cestovní náhrady (např. stravné, kapesné apod.) mohou být poskytovány také členům orgánů právnických osob (např. jednatelům). Podmínkou však je, aby poskytování těchto náhrad bylo sjednáno ve smlouvě o výkonu funkce.

Poznámka:

Pokyn GFŘ D-22 k jednotnému postupu při uplatňování zákona o daních z příjmů obsahuje stanovisko, podle kterého se za pracovní cesty nepovažují cesty členů statutárních orgánů v souvislosti s výkonem funkce, pokud se příslušná jednání konají v sídle obchodní korporace.

 NahoruKdy lze poskytnout CN

ZP vychází z obecné zásady, podle níž má zaměstnavatel nést náklady spojené s výkonem práce. Pokud tedy zaměstnanci vzniknou při výkonu práce náklady, je zaměstnavatel povinen mu je uhradit. Plnění, které lze posoudit jako cestovní náhrady, jsou taxativně vymezena v § 152 ZP. Jedná se o náklady vzniklé zaměstnanci při:

1. pracovní cestě,
2. cestě mimo pravidelné pracoviště,
3. cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
4. přeložení,
5. přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
6. výkonu práce v zahraničí,
7. při dočasném přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli.

Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci náhrady v jiných případech (např. při cestě do práce), nepůjde o cestovní náhrady podle ZP, ale o jiné plnění, se kterým se musí daňově vypořádat.

 NahoruPracovní cesta

Ustanovení § 42 ZP definuje pracovní cestu ("PC") jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Ujednání o místě výkonu práce je jednou z povinných náležitostí pracovní smlouvy.

Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen tehdy, jestli s tím zaměstnanec souhlasí.

V praxi se obvykle setkáváme s tím, že souhlas zaměstnance s vysíláním na pracovní cesty je součástí ujednání obsažených v pracovní smlouvě. V mnohých případech si zaměstnanci pracovní smlouvu před podpisem pořádně nepřečtou nebo si důsledky tohoto ujednání předem neuvědomí. Pokud je tento "generální souhlas" udělen, vztahuje na všechny budoucí pracovní cesty a zaměstnavatel již nemusí vyžadovat svolení na každou jednotlivou pracovní cestu.