Cestovní náhrady - vedlejší výdaje
Jaroslava Pfeilerová
Základní pravidla pro poskytování náhrad jsou stanovena zákoníkem práce ("ZP") a prováděcími právními předpisy (vyhláškami MF a MPSV). Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu má nárok na cestovní náhrady vymezené v ustanovení § 156 ZP, jedná se například o stravné, výdaje za ubytování, jízdní výdaje a také o nutné vedlejší výdaje.
Každá pracovní cesta však probíhá za jiných podmínek a z toho důvodu stanoví podrobnější podmínky sám zaměstnavatel (ve vnitřní směrnici nebo individuálně před konkrétní pracovní cestou). V tomto článku se věnujeme vedlejším výdajům, které mohou zaměstnanci vzniknout v průběhu pracovní cesty.
NahoruVedlejší výdaje
Tyto výdaje zákoník práce blíže nespecifikuje, protože každá společnost nebo organizace vykonává svoji činnost za jiných podmínek. Obecně lze tyto výdaje charakterizovat jako výdaje, které musely být prokazatelně vynaloženy v přímé souvislosti s konkrétní pracovní cestou (PC).
Zaměstnavatelé mohou ve směrnici podle druhu vykonávané práce při pracovní cestě uvést příkladný seznam těchto výdajů, aby zaměstnanci dostali základní informaci o tom, na jaké náhrady mají nárok.
Obecně lze konstatovat, že nutným vedlejším výdajem nemohou být výdaje soukromého charakteru. Ve většině případů se jedná např. o pokutu za dopravní přestupek, alkoholické i nealkoholické nápoje, poplatky za vstupné na koncerty a sportovní pořady, konzumace z minibaru v hotelovém pokoji apod.
Do příkladného výčtu vedlejších výdajů vynaložených v souvislosti s pracovní cestou lze zahrnout např. platbu za parkování vozidla v průběhu pracovní cesty, poplatek za použití silnice nebo dálnice v tuzemsku i v zahraničí, výdaje za telefonní hovory, použití faxu a elektronické pošty související s účelem pracovní cesty, poplatky za použití hotelového trezoru pro úschovu cenných věcí (např. dokladů a dokumentace), výdaje na úschovu zavazadel na nádražích a letištích apod.
NahoruReprezentace
Vedlejšími nutnými výdaji, které jsou považovány za cestovní náhrady, nejsou výdaje na pohoštění a drobné dárky pro obchodní partnery. Pokud zaměstnavatel zaměstnanci uloží, aby příslušný náklad posuzovaný jako reprezentace vynaložil (např. kytici pro obchodní partnerku), příslušnou částku mu proplatí. Při vyúčtování je nutné výdaje na reprezentaci odlišit od běžných výdajů na cestovní náhrady podle ZP, neboť tyto částky budou jinak daňově posouzeny.
Při rozhodování o těchto výdajích je nutné postupovat vysoce individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti, podmínky, délku konání a charakteru pracovní cesty. V následujících příkladech si proto znázorníme postup při posuzování některých výdajů v závislosti na druhu práce vykonávané zaměstnancem.
Mzdová účetní se v Brně zúčastnila školení na téma zákon o daních z příjmů. Po ukončení přednášky ve volném čase navštívila veletrh spotřebního zboží. V tomto případě nebude poplatek za vstupenku posouzen jako cestovní náhrada (nebyl vynaložen v přímé souvislosti s pracovní cestou, jedná se o výdaj soukromého charakteru). Pokud by však stejný poplatek uhradil zaměstnanec, který na veletrhu vykonává určenou práci (např. nakupuje nebo prodává zboží), jde o nutný výdaj…
