2.146 Digitalizácia z pohľadu účtovníctva v roku 2023
Ing. Jozef Pohlod
Pri zabezpečovaní vedenia účtovníctva s cieľom zavádzania elektronizácie v roku 2023 je ďalšie zvýšenie a rozšírenie možnosti aplikácie týchto procesov v oblastiach ako je digitalizácia účtovných dokladov, záznamov ako aj postupné robotizované spracovanie účtovných operácií.
Uvedeným postupným zavádzaním elektronizácie do problematiky účtovných prác sa postupne zmenia aj nároky na obsah pracovných náplní príslušných pracovníkov, pričom si to bude vyžadovať aj rekvalifikáciu niektorých zamestnancov. Táto skutočnosť sa dotýka všetkých účtovných jednotiek, ktoré majú záujem o elektronizáciu účtovníctva ako aj tých subjektov, ktoré vykonávajú tieto služby pre účtovné jednotky.
Účtovné systémy sa z historického pohľadu postupne vyvíjajú, pričom snaha je o zabezpečenie efektívneho systému v konkrétnych účtovných jednotkách. V súčasnosti sa v účtovníctve využívajú osobné počítače, ktoré ako prostriedok umožňujú realizovať a zavádzať vývojové poznatky v tejto oblasti do konkrétnej praxe. Aj keď je pre každú účtovnú jednotku potrebné systém účtovníctva prispôsobiť na jej podmienky, vzhľadom k charakteru prác to nevylučuje rozširovať využívanie elektronizácie pri jeho činnostiach tak pri outsourcingu účtovníctva alebo v samotnej účtovnej jednotke, ktorá zabezpečuje účtovný systém vlastnými zamestnancami.
Novelou zákona o účtovníctve od 1. 1. 2022 sa definovali ďalšie podmienky a možnosti elektronizácie účtovníctva. Stanovili sa podmienky pre:
-
elektronizáciu účtovných záznamov a dokladov,
-
ďalšie úpravy zákona súvisiace s elektronizáciou účtovného systému.
Zákon lepšie upravil podmienky pre prevod listinných účtovných dokumentov na elektronické účtovné dokumenty, pričom dôvodom je efektívnejšie uskladnenie, jednoduchšia manipulácia a odstránenie chybovosti pri spracovaní účtovných dokumentov.
Zároveň nanovo ustanovil možné spôsoby transformácie účtovného záznamu pri zmene jeho podoby z listinnej formy na elektronickú. V ustanovení § 33 ZoÚ sa jednoznačne ustanovuje spôsob transformácie účtovného záznamu - zmena podoby účtovného záznamu z listinnej na elektronickú alebo z elektronickej podoby na listinnú. Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu toho istého účtovného záznamu len raz. Zároveň z ustanovenia vyplýva, že sa neumožňuje vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý už bol predmetom transformácie (napr. v súvislosti s uchovávaním účtovnej dokumentácie účtovná jednotka nemôže uskutočniť zmenu elektronickej podoby na listinnú takého účtovného záznamu, u ktorého už vykonala transformáciu skenovaním a účtovný záznam v pôvodnej listinnej podobe už nemá k dispozícii).
Okrem zaručenej konverzie môže účtovná jednotka vykonať transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej skenovaním. Cieľom je uskutočniť takú transformáciu, ktorej výsledkom je maximálna možná zhoda účtovného záznamu vrátane vizuálnej s originálom, resp. účtovným záznamom v listinnej podobe. Pri dodržaní navrhovaných požiadaviek na skenovanie, kde výstupom je sken /obrázok/ uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou uložený vo formáte .pdf, .png, .jpg, .tiff a pod., sa takýto elektronický účtovný záznam bude považovať za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtového záznamu v pôvodnej listinnej podobe. Skenovaním je možné transformovať všetky druhy účtovných dokladov, ktoré sa v súčasnosti vyhotovujú väčšinou v listinnej podobe ako napríklad príjmový a výdavkový pokladničný doklad, pokladničné bločky. Táto podmienka ukotvená v zákone umožňuje účtovným jednotkám v praktickej rovine využívať skenovanie, pričom takýto elektronický účtovný záznam bude považovaný za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej forme. Uvedený spôsob elektronizácie možno plne aplikovať aj pri faktúrach, keď už nebude potrebné tieto zasielať poštou, prípadne ich dodatočne tlačiť pre účel archivácie, ale takto skenovaný účtovný záznam nahradí listinnú formu faktúry.
Účtovná jednotka má pri skenovaní zabezpečiť úplnosť účtovného záznamu v listinnej podobe, ako aj jeho úplnosť v novej elektronickej podobe. Predmetom skenovania tak majú byť všetky strany účtovného záznamu, ako aj celý text danej strany. Výsledkom transformácie má byť účtovný záznam v elektronickej podobe s rovnakým množstvom strán textu, ako bol účtovný záznam v listinnej podobe. Požiadavka úplnosti sa vzťahuje aj na všetky náležitosti danej strany dokumentu vrátane potreby skenovania aj hlavičky či päty dokumentu.
S uvedenými možnosťami zákona aj naďalej súvisí povinnosť účtovnej jednotky plniť základnú požiadavku pre účtovný záznam, a to je jeho preukázateľnosť. Uvádzame, že aj podľa pôvodného znenia zákona platí, že účtovný záznam sa považuje za preukázateľný, ak:
-
obsah účtovného záznamu priamo dokazuje skutočnosť,
-
obsah účtovného záznamu nepriamo dokazujú iné účtovné…
