Evidence výdajů v rámci daňové evidence a elektronická evidence tržeb
Ing. Daniela Lampová
Jak již z názvu tohoto článku vyplývá, obsahují následující řádky rozbor problematiky vedení daňové evidence, resp. pozornost bude věnována především otázce sledování daňových a nedaňových výdajů u poplatníků, kteří neúčtují, ale vedou pouze daňovou evidenci. Další prostor pak bude věnován elektronické evidenci tržeb jako povinnosti, kterou přináší zákon č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb. V závěru pak naleznete i ukázku vedení peněžního deníku.
Nahoru 1. Daňová evidence
Evidence daňově uznatelných výdajů
Evidence daňově uznatelných výdajů je v zákoně o daních z příjmů řešena poměrně stručně. Ustanovení § 7b ZDP, které se zabývá problematikou daňové evidence (DE), totiž pouze stanoví zásadu, že daňová evidence musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně.
K tomu, aby poplatník správně členil výdaje, je tedy nutné vzít v úvahu další ustanovení zákona o daních z příjmů, ale např. i daňového řádu, příp. i zákona o dani z přidané hodnoty.
Výdaje podle zákona o daních z příjmů
Problematice výdajů se v zákoně o daních z příjmů věnují především §§ 24 a 25 ZDP. Nutno podotknout, že ne ve všech případech musejí být daňově uznatelné výdaje v daném zdaňovacím období i fyzicky zaplaceny (např. tvorba rezerv, uplatnění časového rozlišení u majetku pořizovaného formou finančního leasingu, cestovní náhrady atd.).
Způsob přepočtu cizí měny na českou měnu je upraven v § 38 odst. 1 ZDP.
Přepočet cizí měny u poplatníků vedoucích DE
Pokud poplatník nevede účetnictví, může si vybrat jeden ze dvou režimů:
- Použije jednotný kurz; tento kurz se stanoví jako průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce zdaňovacího období. Jedná se o kurz, který vyhlašuje Generální finanční ředitelství po skončení kalendářního roku. Použije-li podnikatel jednotný kurz, bude v průběhu zdaňovacího období evidovat příjmy a výdaje v cizí měně, na konci zdaňovacího období sečte příjmy a výdaje v cizí měně a přepočítá je na českou měnu jednotným kurzem. Do daňového přiznání poté uvede celkové příjmy a výdaje v české měně.
- Použije kurzy devizového trhu v souladu se zákonem o účetnictví, tzn.:
- kurz devizového trhu vyhlášený ČNB, a to k okamžiku ocenění, tj. kurz denní,
- v případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu lze k okamžiku ocenění použít kurz, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány,
- pevný kurz, kterým se rozumí kurz stanovený vnitřním předpisem fyzické osoby na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného ČNB, používaný fyzickou osobou po předem stanovenou dobu. Stanovená doba nesmí přesáhnout zdaňovací období. Jako kurz devizového trhu, na jehož základě se pevný kurz stanoví, použije fyzická osoba kurz devizového trhu vyhlášený ČNB např. k prvnímu dni zdaňovacího období, po které je pevný kurz používán. Při používání pevného kurzu může fyzická osoba tento kurz změnit svým vnitřním předpisem i v průběhu stanovené doby; v případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny musí být pevný kurz změněn vždy.
Jednotný kurz a kurzy devizového trhu uplatňované podle zvláštních právních předpisů o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom zdaňovacím období použít současně.
V daňové evidenci se ke konci zdaňovacího období neprovádí přepočet zůstatků devizového účtu nebo valutové pokladny, ani se nepřeceňují pohledávky a závazky v cizí měně.
Pokud poplatník používající jednotný kurz podává daňové přiznání v průběhu zdaňovacího období, použije směnný kurz k datu uskutečnění jednotlivých příjmů a výdajů nebo průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce části zdaňovacího období, za kterou se daňové přiznání podává.
Podnikatel vedoucí daňovou evidenci (DE) obchoduje se zahraničím a na základě svého rozhodnutí přepočítává příjmy a výdaje jednotným kurzem. Pro podnikání používá pouze korunový běžný účet. Pokud obdrží fakturu vystavenou v EUR a do banky zadá příkaz k platbě do zahraničí v EUR, zatíží tato banka účet podnikatele výslednou částkou v Kč. V takovém případě se zapíše do daňové evidence částka, která je uvedena na výpise z banky, a hodnota v EUR se již jednotným kurzem nepřepočítává.
Podnikatel vedoucí DE na základě vnitřního předpisu používá při přepočtu cizí měny na českou měnu denní kurz ČNB. V březnu přijal fakturu za nákup zboží a vznikl mu závazek v EUR. Do evidence závazků podnikatel uvedl jeho hodnotu v 1 000 EUR a platným kurzem ČNB (např. 25,460) ho přepočítal na koruny, tj. 25 460 Kč. Platba z devizového účtu byla provedena v dubnu také v EUR, kterou opět přepočítal kurzem platným v den provedení platby (např. 25,510). Do zdanitelných výdajů tedy uvede podnikatel částku 25 510 Kč. Kurzový rozdíl ve výši 50 Kč evidovat nebude a jeho hodnotu v knize závazků stornuje ke dni úhrady z devizového účtu.
Zásady pro vedení daňové evidence
Pro vedení daňové evidence jsou pravidla určena v § 7b ZDP. Smyslem a cílem vedení DE formulovaným v tomto § 7b ZDP je zjištění základu daně z příjmů. Zákon zde stanoví pouze obsah daňové evidence, a nikoli způsob či formu jejího vedení. Základním požadavkem je rozlišení příjmů a výdajů v členění potřebném pro zjištění základu daně z příjmů, tedy na příjmy a výdaje daňově uznatelné a příjmy a výdaje daňově neuznatelné. Není nutné proto rozlišovat účetní operace na peněžní a nepeněžní. Do výdajů jsou zapisovány i částky např. ze zápočtů pohledávek a závazků, aniž by došlo k pohybu peněžních prostředků.
Evidenci peněžních operací není předepsáno sledovat pouze v jedné knize (peněžním deníku), ale můžeme mít evidencí více (např. evidence příjmů a výdajů na jednotlivých bankovních účtech, evidence příjmů a výdajů na jednotlivých pokladnách, evidence příjmů a výdajů samostatně za příjmy a výdaje v Kč a samostatně za příjmy a výdaje v cizích měnách atd.). Po skončení zdaňovacího období pak jednotlivé evidence sumarizujeme (sečteme) a získáme tak celkové hodnoty pro účely zpracování daňového přiznání, a tím i stanovení základu daně.
Pro daňovou evidenci platí povinnost evidovat příjmy a výdaje jen za účelem správného vykázání dílčího základu daně podle § 7 ZDP.
Je tedy povinné evidovat:
- peněžní příjmy a výdaje:
-
příjmy a výdaje v hotovosti,
-
přírůstky a úbytky peněz na bankovních účtech;
- nepeněžní příjmy a výdaje:
-
např. tvorba nebo rozpuštění rezerv, daňové odpisy, uplatnění poměrné části nájemného u finančního leasingu, zápočty pohledávek a závazků, příjmy a výdaje dosažené směnou atd.
I když daňová evidence přímo nepředepisuje uvádění zápisů do deníku chronologicky, tedy seřazené dle data tak, jak jdou za sebou, lze to jen doporučit vzhledem k prokazatelnosti jednotlivých zápisů na základě obdržených dokladů. Evidence o pohybu peněžních prostředků na bankovních účtech se vede zásadně podle výpisů banky, a to tak, aby byla zřejmá návaznost na zůstatky jednotlivých bankovních účtů.
I když pro vedení daňové evidence není nutné se přímo řídit zákonem o účetnictví, doporučujeme dodržovat minimální náležitosti účetních dokladů dle § 11 ZÚ. Plátci DPH potom musí respektovat také ustanovení zákona o DPH. Více viz text Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny. Veškerá evidence musí být upravena tak, aby umožnila splnění důkazních povinností poplatníka daně z příjmů.
Pro daňovou evidenci nadále platí, že podnikatelé, kteří přijímají platby v hotovosti, jsou povinni vést záznamy denních tržeb. Záznamní povinnost je upravena také daňovým řádem v § 97 DŘ.
Fyzická osoba, která v rámci své samostatné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést průběžně evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v jiné evidenci stanovené zákonem.
Správce daně může uložit daňovému subjektu, aby kromě evidence stanovené právním předpisem vedl zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění a stanovení daně. Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím.
Nahoru 2. Elektronická evidence tržeb
V roce 2016 byl postupně spuštěn systém elektronické evidence tržeb za prodej zboží a služeb. E-tržby (EET) jsou moderním systémem rychlé komunikace mezi podnikateli a Finanční správou. Tato evidence tržeb je založena na okamžitém elektronickém reportování určité transakce podnikatelem správci daně s tím, že za tuto elektronickou zprávu je správcem daně poskytnut unikátní kód, který poté může sloužit k jednoznačné identifikaci účtenky, na které musí být vytištěn. Základní právní úprava je obsažena v zákoně č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb (ZET), který byl zásadně novelizován zákonem č. 256/2019 Sb. (poznámka: tento zákon je účinný od 1. 11. 2019, některá vybraná ustanovení však až od 1. 2. 2020 a některá až od 1. 5. 2020).
-
Definici evidované tržby nalezneme v § 4 ZET. Evidovanou tržbou je především platba splňující formální náležitosti pro evidovanou tržbu (definované v § 5 ZET) a zakládající rozhodný příjem (tj. především platby uskutečněné v hotovosti).
-
Evidovaná tržba musí být příjmem ze samostatné činnosti. EET tedy nepodléhají příjmy podle §§ 8 až 10 ZDP.
-
EET nepodléhá také příjem,
- -
který je daněn srážkou podle zvláštní sazby daně,
- -
který je ojedinělý, např. jednorázová půjčka,
- -
který je tržbou spojenou s příjmem, který není předmětem daně z příjmů (vyloučeny jsou transakce obsažené především v § 3 odst. 4 a § 18 ZDP).
Běžný způsob evidence tržeb probíhá jednotlivými fázemi:
- při placení za určité zboží nebo službu podnikatel zašle datovou zprávou správci daně celkovou částku z uskutečňované operace a údaje o DPH,
- správce daně obratem (v řádu sekund) zašle fiskální identifikační kód, což je unikátní označení účtenky,
- podnikatel vytiskne účtenku, na které bude vytištěn i fiskální identifikační kód, a tuto účtenku vystaví zákazníkovi,
- zákazník může prostřednictvím webové aplikace a fiskálního identifikačního kódu ověřit, zda byla účtenka skutečně řádně zaevidována a není falešná (zákazník však účtenku nemusí požadovat).
V rámci EET lze počítat s následujícím rozsahem zasílaných údajů:
- daňové identifikační číslo poplatníka,
- označení provozovny, ve které je tržba uskutečněna (provozovnou jsou i internetové stránky v případě internetových obchodů),
- označení pokladního zařízení, na kterém je tržba evidována,
- pořadové číslo účtenky,
- datum a čas přijetí tržby nebo datum a čas vystavení účtenky, pokud je vystavena dříve,
- celková částka tržby uvedená v české měně,
- bezpečnostní kód poplatníka,
- podpisový kód poplatníka,
- údaj, zda je tržba evidována v běžném nebo zjednodušeném režimu.
Na účtence je poplatník povinen uvést kromě výše uvedeného ještě fiskální identifikační kód. Své daňové identifikační číslo uvádí, jen pokud není jeho kmenová část tvořena obecným identifikátorem, kterým je rodné číslo. Kompletní náležitosti účtenky stanoví § 20 ZET.
Pokud bude při evidování tržby překročena mezní doba odezvy (2 sekundy), je poplatník povinen zaslat správci daně údaje o evidované tržbě bezodkladně po pominutí příčiny, která vedla k překročení mezní doby odezvy, nejpozději však do 48 hodin od uskutečnění evidované tržby.
Zjednodušený režim je zvláštním režimem evidování tržeb, který je určen pro poplatníky vykonávající evidenci tržeb v podmínkách, ve kterých je evidence tržeb v běžném režimu nemožná zejména z důvodu nedostatečné možnosti připojení k internetu. Podnikatel v tomto případě musí nejdříve správci daně podat žádost o povolení tohoto evidování, ve které uvede důvody, které svědčí o naplnění podmínek evidování ve zjednodušeném režimu. Správce daně tyto důvody posoudí, ověří jejich pravdivost a v případě důvodnosti povolení vydá ve lhůtě 15 dnů ode dne podání žádosti. Pokud by byla žádost zamítnuta, je možné novou podat až po 60 dnech, ovšem s uvedením jiných důvodů než v žádosti původní.
V takových situacích pak není povinnost zasílat datovou zprávu v okamžiku přijetí tržby, ale postačí, když tyto úkony podnikatel zrealizuje do 5 dnů od jejich uskutečnění. Znamená to, že podnikatel bude tržby ve svém zařízení evidovat a jednou za pět dní zařídí odeslání datových zpráv správci daně. I při tomto režimu však trvá povinnost vydat účtenku zákazníkovi. Funkci jednoznačného identifikátoru účtenky potom zastává tzv. bezpečnostní kód poplatníka, který je generován samotným poplatníkem prostřednictvím předem daných kryptografických funkcí.
Novela ZET (zákonem č. 256/2019 Sb.) vložila do zákona nový § 11a ZET upravující tzv. zvláštní režim EET. Na základě žádosti poplatníka daně z příjmů fyzických osob může správce daně vydat povolení pro evidování tržeb ve zvláštním režimu, pokud poplatník:
- není plátcem daně z přidané hodnoty,
- neprovozuje podnikatelskou činnost s více než dvěma zaměstnanci,
- výše příjmů poplatníka z evidovaných tržeb za 4 bezprostředně předcházející kalendářní čtvrtletí nepřesahuje 600 000 Kč a předpokládaná výše těchto příjmů ve 12 bezprostředně následujících kalendářních měsících nepřesahuje 600 000 Kč.
V žádosti je nutno uvést skutečnosti prokazující naplnění podmínek podle b) a c) a údaje o provozovnách, v nichž přijímá evidované tržby. Správce daně rozhodne ve lhůtě 30 dnů od jejího podání. Rozhodnutí o povolení evidence ve zvláštním režimu je účinné ode dne následujícího po dni, kdy si poplatník převezme blok účtenek, nejpozději patnáctým dnem ode dne oznámení tohoto rozhodnutí. Správce daně pak předává poplatníkovi blok účtenek jedenkrát ročně v počtu podle povahy a rozsahu činnosti.
Účinky podání žádosti po novele ZET běží podle přechodných opatření k zákonu od 1. února 2020, i když byla žádost podaná např. 15. prosince 2019. Den rozhodný pro počátek běhu lhůty pro správce daně pro rozhodnutí o podané žádosti je tedy 1. února 2020, správce daně rozhodne do 30 dnů, tj. v tomto případě do 2. března 2020. Bez ohledu na to, kdy si poplatník vyzvedne účtenky, začne evidovat ve zvláštním režimu až 1. května 2020.
Poplatníci, kteří budou nově evidovat tržby ve zvláštním režimu, budou mít povinnost nejpozději při uskutečnění evidované tržby vystavit účtenku s nejnižším pořadovým číslem z bloku účtenek tomu, od koho evidovaná tržba plyne, a evidovat stejnopis vystavené účtenky. Namísto elektronického odesílání datové zprávy bude mít poplatník povinnost podat za každé kalendářní čtvrtletí správci daně oznámení o tržbách evidovaných ve zvláštním režimu.
Na účtence vystavené ve zvláštním režimu je poplatník povinen uvádět:
- své daňové identifikační číslo, pokud není jeho kmenová část tvořena obecným identifikátorem, kterým je rodné číslo,
- označení provozovny, ve které je tržba uskutečněna, pokud má více než jednu provozovnu,
- datum a čas přijetí tržby nebo vystavení účtenky, pokud je vystavena dříve,
- celkovou částku tržby v české měně.
V oznámení je poplatník povinen uvést za každou provozovnu kromě obecných náležitostí:
- své identifikační a kontaktní údaje,
- označení provozovny, ve které byla tržba uskutečněna, pokud má více než jednu provozovnu,
- údaje týkající se účtenek a bloku účtenek a
- údaje týkající se evidovaných tržeb.
Jak bude podnikatel postupovat
Poplatníkovi, na kterého se vztahuje povinnost evidence tržeb, vzniknou tyto povinnosti:
-
požádat správce daně o autentizační údaje (tj. zaregistrovat se do systému EET),
-
pořídit si zařízení pro elektronickou evidenci tržeb (včetně zajištění přístupu na internet),
-
na místě, kde se běžně uskutečňují evidované tržby, musí umístit dostatečně viditelné a čitelné informační oznámení ve znění "Podle zákona o evidenci tržeb je prodávající povinen vystavit kupujícímu účtenku. Zároveň je povinen zaevidovat u správce daně přijatou tržbu online a v případě technického výpadku nejpozději do 48 hodin." nebo "Příjemce tržby eviduje tržby ve zjednodušeném režimu, tzn. je povinen zaevidovat přijatou tržbu u správce daně nejpozději do 5 dnů.", příp. oznámení o tom, že eviduje tržby ve zvláštním režimu (viz § 25 ZET),
-
v okamžiku tržby odeslat údaje správci daně o konkrétní tržbě,
-
vyčkat na obdržení kódu konkrétní transakce,
-
vydat účtenku s kódem identifikujícím konkrétní transakci.
Náběh evidence tržeb je dle zákona o evidenci tržeb (zákon č. 112/2016 Sb.) rozdělen na tři etapy:
- V první etapě byla spuštěna evidence tržeb pouze u ubytovacích a stravovacích zařízení, a to od 1. 12. 2016.
- Druhá etapa evidence tržeb z velkoobchodu a maloobchodu byla spuštěna od 1. 3. 2017.
- Třetí etapa pro všechny ostatní činnosti měla být spuštěna od 1. 5. 2020, ale termín se posunul (v návaznosti na opatření v důsledku koronavirové epidemie), až od 1. 1. 2023.
Mimořádné opatření v návaznosti na koronavirus
V důsledku koronavirové nákazy byla dle zákona č.…
