Mobilní telefony

Mobilní telefony

Jaroslava Pfeilerová

Popis operace:

Náklady spojené s použitím vlastního telefonu zaměstnance pro potřeby zaměstnavatele

V souladu se zákoníkem práce poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci náhrady výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s plněním pracovních povinností. Podmínkou ovšem je, aby zaměstnavatel s použitím vlastního mobilního telefonu zaměstnance souhlasil a současně s ním dohodl způsob poskytnutí náhrad.

• Jednou z možností je zakoupení služební SIM karty, kterou má zaměstnanec možnost využívat při služebních hovorech ve svém vlastním mobilním telefonu, zatímco pro soukromé účely má SIM kartu privátní. Tento postup však v praxi naráží na celou řadu problémů, např. na nepraktické "přehazování" SIM karty nebo na nemožnost zatelefonovat zaměstnanci na "služební telefonní číslo" v době, kdy má v mobilním telefonu soukromou SIM kartu atd.

• Další možností je proplácení služebních hovorů zaměstnavatelem, např. na základě výpisu jednotlivých hovorů od operátora, ze kterého je možné prokazatelně odlišit hovory soukromé a služební. Ale i tento postup, ve kterém zaměstnanec a zaměstnavatel každý měsíc zjišťují přesnou výši služebních hovorů, není příliš praktický. Prokazování služebních hovorů je administrativně zbytečně náročné.

• V praxi je nejvíce využíván postup, kdy jsou služební hovory zaměstnanci propláceny na základě kalkulace paušální částky. Způsob, jakým správně stanovit paušál za služební telefonní hovory, není nikde stanoven. Při poskytování těchto náhrad je nutné vycházet ze zákoníku práce a také ze zákona o daních z příjmů. Zákoník práce pouze stručně stanoví povinnost zaměstnavatele poskytovat zaměstnanci náhrady, které mu vzniknou při plnění pracovních povinností. Daňový zákon je výrazně přísnější, neboť nařizuje, aby paušální částka byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Jedním z možných způsobů výpočtu paušální částky je postup, kdy jsou po určitou dobu sledovány služební hovory, jejich délka a cena. Z takto získaných údajů je možné určit paušální částku náhrady za služební hovory např. za kalendářní měsíc. Zaměstnavatel může rozhodnout o paušální náhradě i za jiné časové období, např. týdenní. Jak již bylo uvedeno – zákon nestanoví žádný závazný postup výpočtu paušální náhrady a záleží pouze na zaměstnavateli, pro jaký postup se rozhodne. Platí také zásada, že je nutné v určitých časových intervalech přehodnocovat a kontrolovat stanovený paušál v tom smyslu, zda se nezměnily podmínky a okolnosti, za kterých byl stanoven. Pokud dojde k jakýmkoli změnám, je zaměstnavatel povinen přiznaný paušál přepočítat nebo zrušit.

Poskytnutí mobilního telefonu zaměstnanci zaměstnavatelem

Pro výkon mnohých profesí je nutné, aby zaměstnavatel vybavil zaměstnance služebním mobilním telefonem. V závislosti na pořizovací ceně mobilního telefonu účetní jednotka rozlišuje:

• Hmotný majetek zahrnutý do obchodního majetku a vymezený v ustanovení § 26 odst. 2 ZDP, který se daňově odepisuje. Daňový odpis lze zahrnout do daňově účinných nákladů.

• Mobilní telefon vložený do obchodního majetku v pořizovací ceně do 80 000 Kč. Daňový režim nákladů u takového majetku kopíruje účetní postup, který určí sám zaměstnavatel vnitřní směrnicí. Směrnicí bude mimo jiné stanovena hranice, od které bude mobilní telefon účetně odepisován, a současně také určí účetní odpisový plán. Účetní odpis bude daňově účinným nákladem.

• O mobilních telefonech pod hranici stanovenou účetní jednotkou bude účtováno jako o zásobách. To znamená, že tyto telefony budou účtovány na účet skupiny 50 – Spotřebované nákupy a daňovým nákladem se stanou v momentě použití.

Při tvorbě vnitřní směrnice je nutné, aby nařízená rozhodnutí byla v souladu se zásadou věrného zobrazení skutečností, o kterých se účtuje. V některých případech je vnitřní směrnice upravena takovým způsobem, že umožňuje účetní jednotce rozhodnout o každé položce individuálně s přihlédnutím k jejím specifikům.

Pokud chce zaměstnanec soukromě využívat služební mobilní telefon, musí k tomu mít souhlas zaměstnavatele. Současně je nutné pamatovat na skutečnost, že pokud zaměstnanec neposkytne zaměstnavateli protiplnění (např. finanční úhradu), vzniká mu majetkový prospěch v podobě uspořených peněz, které by jinak musel vynaložit. Vzhledem k tomu, že tento majetkový prospěch byl získán v souvislosti s výkonem práce pro zaměstnavatele, podléhá dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

Poplatky za telefonní hovory

Poplatky za telefonní hovory (účtová skupina 51 – Služby) je nutné časově a případně i analyticky rozlišit na daňovou a nedaňovou část. Účetní jednotky o těchto nákladech rozhodují na základě faktury za uskutečněné hovory vystavené mobilním operátorem.

Také v tomto případě je na rozhodnutí zaměstnavatele, zda rozhodne, že:

• Služební mobilní telefony budou využívány výhradně pro služební účely. V tomto případě zaměstnanci nevzniká žádný zdanitelný příjem a zaměstnavatel může související náklady daňově uplatnit. Zaměstnavatel pravděpodobně stanoví související kontrolní mechanizmy, aby se vyhnul sankcím např. v případě daňové kontroly (kdy správce daně prokáže, že zaměstnanec využíval služební telefon i pro jiné, než pracovní účely).

• Služební telefony mohou být zaměstnancem využity také pro soukromé účely, přičemž soukromé hovory budou zaměstnanci předepsány k úhradě. Problém může nastat při vyčíslení částky, kterou má zaměstnanec za soukromé hovory zaměstnavateli uhradit. Zaměstnavatelé obvykle postupují tím způsobem, že stanoví na základě předchozí kalkulace paušální částku, kterou zaměstnanec jednou za měsíc uhradí (nebo je mu stržena ze mzdy). V praxi jsou využívány i "opačné postupy", kdy zaměstnavatel např. podle jednotlivých profesí stanoví limit odpovídající ceně služebních hovorů a částka nad uvedený limit (podle měsíčního vyúčtování) bude považována za soukromé hovory a zaměstnanec příslušnou částku uhradí do pokladny nebo mu bude sražena ze mzdy. V těchto o případech budou u zaměstnavatele veškeré platby spojené s předmětným telefonem daňově uznatelné a zaměstnanci nevznikne žádný zdanitelný příjem.

• Služební telefony mohou být zaměstnanci poskytnuty také pro soukromé účely a zaměstnavatel se rozhodně, že nebude po zaměstnanci požadovat úhradu hodnoty soukromých hovorů. Pokud zaměstnavatel toto plnění stanoví např. vnitřním předpisem nebo sjedná v kolektivní smlouvě jako sjednaný zaměstnanecký benefit podle ust. § 24 odst. 2 písm. j) ZDP bod 5, bude možné související náklady zahrnout do daňově účinných nákladů. Na straně zaměstnance jde o nepeněžní příjem podle § 6 odst. 3 ZDP, který je součástí vyměřovacího základu pro odvod sociálního a zdravotního pojištění.

Ztráta telefonu

V případě, že zaměstnanec ztratil nebo mu byl zcizen svěřený služební mobilní telefon, je nutné zjistit, z jakého důvodu k události došlo. Pokud ke škodě došlo z důvodu živelní pohromy nebo byla způsobena neznámým pachatelem, není zaměstnanec povinen k úhradě hodnoty svěřeného předmětu.

Zaměstnanec odpovídá za ztrátu svěřeného mobilního telefonu při splnění následujících předpokladů:

• bylo vyhotoveno písemné potvrzení o převzetí svěřeného předmětu,

• zaměstnanec mobilní telefon využíval sám a měl možnost zabezpečit jeho ochranu.

Pokud jsou splněny stanovené podmínky, nemusí zaměstnavatel zaměstnanci prokazovat jeho zavinění vedoucí ke ztrátě mobilního telefonu. Zaměstnanec se však odpovědnosti za ztrátu svěřeného předmětu může zcela nebo částečně zprostit, jestliže prokáže, že ztráta vznikla zcela nebo zčásti bez jeho zavinění. Pokud zaměstnanec ztrátu mobilního telefonu zavinil, není rozhodující, o jaký druh zavinění se jedná, zda o škodu způsobenou úmyslně nebo z nedbalosti. Zaměstnavatel individuálně posoudí každý případ vzniklé škody a rozhodne, jakou výši náhrady bude požadovat. Zaměstnavatel se také může rozhodnout tak, že náhradu vzniklé škody po zaměstnanci vyžadovat nebude. Výši požadované náhrady škody je zaměstnavatel povinen se zaměstnancem projednat a ve lhůtě jednoho měsíce ode dne, kdy byla škoda zjištěna, mu oznámit výši požadované náhrady. Podrobněji je problematika škod způsobených zaměstnanci řešena v samostatném příspěvku.

Individuální podnikatel

Podnikající fyzická osoba může daňově uplatnit náklady spojené s pořízení mobilního telefonu i poplatky za uskutečněné hovory. Pokud podnikatel využívá jeden mobilní telefon pro soukromé i pro podnikatelské účely, musí z daňových nákladů vyloučit náklady na osobní spotřebu. Správnou výši daňových výdajů za uskutečněná volání z mobilního telefonu může podnikatel prokázat např. výpisem hovorů. Postupů, jak vyloučit náklady na soukromé hovory, je více, např. přeúčtování v rámci daňových a nedaňových analytik příslušného nákladového účtu, nebo také vyloučením ceny soukromých hovorů ze základu daně přímo v daňovém přiznání.

Podnikající fyzická osoba také nemůže využít možnosti uplatnit do daňově účinných nákladů částku náhrady za telefonické hovory stanovenou paušálem. Jak již bylo uvedeno, tato možnost je zákonem umožněna pouze při poskytování náhrad zaměstnancům, podnikatel musí každý svůj výdaj prokázat.

Souvztažnosti: