Osobní spis zaměstnance

Osobní spis zaměstnance

Ing. Růžena Klímová

Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovním poměru a na základě dohod konaných mimo pracovní poměr (§ 312 ZP).

Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou tomuto zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má dále orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie České republiky, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby.

Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.

Do osobního spisu se v časové posloupnosti zakládají veškeré doklady vzniklé za trvání pracovněprávního vztahu zaměstnance. Bude se jednat zpravidla o tyto doklady (kopie):

• pracovní smlouva;

• jmenovací dekret;

• dekrety o odvolání z funkce, eventuálně doklad vzdání se funkce;

• dohoda o pracovní činnosti;

• dohoda o provedení práce;

• dohody o změně pracovní smlouvy, DPP a DPČ,

• pracovní náplň, vyhotovuje-li ji zaměstnavatel;

• doklad o vstupní lékařské prohlídce, o mimořádné lékařské prohlídce, periodické prohlídce, následné, výstupní – je-li nařízena nebo požádal-li o ni zaměstnanec;

• mzdový (platový) výměr;

• kvalifikační dohoda při zvyšování kvalifikace (§ 231 a 235 ZP);

• smlouva o půjčkách poskytnutých z FKSP nebo poskytnutých zaměstnavatelem ze sociálního fondu;

• souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti (výdělečná činnost zahrnuje podnikání i závislou činnost), která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele, případně odvolání takového souhlasu (§ 304 ZP - platí pro všechny zaměstnavatele);

• souhlas zaměstnavatele rozpočtové sféry s výkonem podnikatelské činnosti, případně odvolání takového souhlasu (§ 303 ZP);

• dohoda o úpravě pracovní doby;

• souhlas zaměstnavatele s pracovním volnem zaměstnance bez náhrady příjmu;

• potvrzení o úhradě zdravotního pojištění od druhého zaměstnavatele v případě poskytnutí pracovního volna bez náhrady příjmu nebo z důvodu respektování minimálního vyměřovacího základu;

• prohlášení o tom, že jako OSVČ hlavní platí zálohy na zdravotní pojištění alespoň z minima;

• kopie potvrzení vydávané zaměstnanci o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně;

• kopie potvrzení vydávané zaměstnanci při změně zdravotní pojišťovny;

• kopie dokladu A1 při vyslání do zemí EU;

• kopie dokladu S1 při vyslání do zemí EU (zajišťuje sám zaměstnanec na základě dokladu A1);

• dohoda o srážkách ze mzdy;

• dohoda o převodu mzdy nebo části mzdy na jeden platební účet;

• doklady ověřující znalost předpisů k zajištění bezpečnosti a ochraně zdraví při práci;

• doklad o prohlubování kvalifikace;

• doklad o přiznání důchodu (starobní, invalidní, vdovský, vdovecký);

• doklad o změně zdravotní způsobilosti – přiznání statusu “osoba invalidní“, respektive “osoba zdravotně znevýhodněná“;

• souhlas se zpracováním osobních údajů osoby ucházející se o zaměstnání;

• souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li nutný;

• kopie dokladu o zdravotním pojištění a případné změny při přechodu do jiné zdravotní pojišťovny;

• zápočtový list od předchozího zaměstnavatele;

• prohlášení, má-li nový zaměstnanec exekuční srážky;

• prohlášení o vyživovaných osobách pro účely srážek ze mzdy;

• potvrzení z úřadu práce, pokud byl nový zaměstnanec před nástupem do zaměstnání v evidenci úřadu práce (nutné pro účely pořadí exekučních srážek);

• prohlášení, zda předchozí zaměstnavatel byl nositelem cizozemského pojištění, název pojištění a číslo pojistky;

• osobní dotazník;

• usnesení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy;

• usnesení o oddlužení schválením splátkového kalendáře se zpeněžením majetkové podstaty;

• dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat (§ 252 ZP);

• písemné potvrzení o svěření nástrojů a ochranných pracovních prostředků (do účetní hodnoty 50 000 Kč na jeden předmět) - viz § 255 odst. 1 ZP;

• dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí,…