Poskytovanie cestovných náhrad

3.5.2 Poskytovanie cestovných náhrad

Ing. Jozef Pohlod, Ing. Viera Mezeiová

Poskytovanie cestovných náhrad sa vzťahuje na fyzické osoby podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ZCN), ktorými sú:

• zamestnanci v pracovnom pomere alebo štátnozamestnaneckom pomere alebo v obdobnom pracovnom vzťahu,

• členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je pracovný vzťah,

• fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to dohodnuté,

• osoby, o ktorých to ustanovuje tento zákon,

• o ktorých to ustanovuje osobitný predpis,

• ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, ak im nie sú poskytované náhrady podľa § 1 ods. 2 písm. a) ZCN,

• ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k tejto osobe v pracovno-právnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak je to dohodnuté,

• osoby pri pracovných cestách počas dočasného pridelenia.

ZCN sa nevzťahuje na poskytovanie náhrad členom posádok námorných lodí počas nalodenia.

Pojem štatutárny orgán je definovaný v § 20 OZ, podľa ktorého štatutárnym orgánom právnickej osoby sú tie osoby, ktoré sú oprávnené robiť za ňu všetky právne úkony, pričom ich oprávnenie vyplýva zo zmluvy o zriadení právnickej osoby, ktorými sú napr. spoločenská zmluva, stanovy, zakladateľská zmluva a pod.

Štatutárne orgány pri jednotlivých spoločnostiach upravuje Obchodný zákonník:

• s. r. o. – v § 133 ObZ je upravený štatutárny orgán spoločnosti. Štatutárnym orgánom môže byť jeden alebo viac konateľov. Konateľom môže byť len fyzická osoba, pričom to môže byť spoločník alebo aj iná osoba, ktorá nie je kapitálovo viazaná na spoločnosť;

• a. s. – v § 191 a nasl. ObZ je upravený štatutárny orgán v a. s., ktorým je predstavenstvo spoločnosti;

• družstvo – podľa § 243 ObZ štatutárnym orgánom je predstavenstvo družstva;

• v. o. s. – podľa § 85 ObZ štatutárnym orgánom je každý zo spoločníkov, pokiaľ spoločenská zmluva neurčuje, že konajú spoločne. Ak sú na konanie v mene spoločnosti vo všetkých jej záležitostiach spoločenskou zmluvou poverení len niektorí spoločníci, sú len títo spoločníci štatutárnym orgánom.

Ustanovenia § 5 ods. 1 a 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v zn. n. p. (ZDP) definujú daňovníkov, ktorí sa považujú z hľadiska dane z príjmov za zamestnancov. Podľa § 5 ods. 2 ZDP sa daňovník s príjmami zo závislej činnosti [ § 5 ods. 1 písm. a) až m) ZDP ] označuje za zamestnanca a platiteľ týchto príjmov za zamestnávateľa.

Pracovná cesta je cesta od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce v tomto mieste až do skončenia tejto cesty.

V prípade štatutárnych zástupcov, konateľov a osôb uvedených v § 1 ods. 2 ZCN sa za pracovnú cestu považuje aj cesta, ktorá súvisí s plnením činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností až do skončenia cesty.

Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.

Z hľadiska poskytovania cestovných náhrad je dôležité aj vymedzenie pojmu „pravidelné pracovisko”. Pravidelným pracoviskom na účely poskytovania cestovných náhrad je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Ak také miesto nie je dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Ak ide o zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu.

Pravidelné pracovisko zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu počas dočasného pridelenia je miesto jeho výkonu práce počas dočasného pridelenia dohodnuté v dohode o dočasnom pridelení alebo v pracovnej zmluve.

Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu písomne určí miesto jej nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty a môže určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Môže to určiť rozhodnutím pre viacerých zamestnancov, alebo pre jedného zamestnanca na viacero pracovných ciest.

Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí:

• náhrada preukázaných cestovných výdajov,

• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,

• stravné,

• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,

• náhrada preukázaných cestovných výdajov na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu za podmienok, ak pracovná cesta trvá viac ako 7 dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas.

Ak použije zamestnanec na pracovnej ceste motorové vozidlo zaradené v obchodnom majetku zamestnávateľa, potom zamestnávateľ má právo na odpočítanie DPH z nakúpených PHL v súlade s § 49 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v zn. n. p. (ZDPH).

V prípade, že zamestnanec použije na pracovnú cestu automobil, ktorý je v majetku zamestnávateľa – platiteľa dane – a zamestnancovi z tohto dôvodu vzniknú vedľajšie výdaje, ako napr. oprava automobilu, nákup PHL, odtiahnutie vozidla a iné výdaje vzťahujúce sa k automobilu, príslušné výdaje sa klasifikujú ako uskutočnené zdaniteľné plnenia v prospech platiteľa dane a tento na základe splnenia podmienok § 49 ZDPH si uplatní odpočítanie dane.

Ak použije zamestnanec na pracovnej ceste iné motorové vozidlo a nie vozidlo zamestnávateľa, potom voči zamestnávateľovi nevzniká zo strany zamestnanca zdaniteľné plnenie a zo spotrebovaných PHL si nemôže uplatniť zamestnávateľ odpočítanie DPH.

Zamestnávateľ – platiteľ DPH, ktorý poskytuje podľa § 4 ZCN náhrady výdavkov pri pracovných cestách zamestnancom, nemá nárok na odpočet dane v zmysle § 49 ZDPH, pretože vyplatenie týchto náhrad sa nedá klasifikovať ako uskutočnené zdaniteľné plnenia zo strany zamestnancov pre zamestnávateľa. Zdaniteľné plnenia boli uskutočnené v prospech zamestnancov na pracovnej ceste, ktorí si príslušný výdavok nárokujú od svojho zamestnávateľa. Do uvedeného režimu možno zaradiť výdavky zamestnanca súvisiace s pracovnou cestou, ktoré predloží na vyúčtovanie, ako napr. preplatené ubytovanie, cestovné lístky, použitie taxíka, preplatenie telefónu, poplatky za úschovu batožiny a pod., aj keď uvedené doklady obsahujú DPH.

Celá výška výdavku vrátane DPH je daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. d) ZDP.

Čo sa týka samotného vyúčtovania pracovnej cesty, formu takéhoto dokladu možno stanoviť v internej smernici, ktorej predmetom je poskytovanie cestovných náhrad.

Ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo okrem cestného motorového vozidla poskytnutého zamestnávateľom, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy (ďalej len „základná náhrada”) a náhrada za spotrebované pohonné látky.

Prakticky je možné vyhotoviť jednoduché tlačivo o vyúčtovaní pracovnej cesty s uvedením:

• mena a priezviska zamestnanca,

• uskutočnenej pracovnej cesty, resp. viacerých uskutočnených pracovných ciest v určitom období, za ktoré sa paušalizujú cestovné náhrady,

• druhy cestovných náhrad, ktoré sú v paušále zohľadnené,

• sumu paušálnej náhrady a pod.

Cestovné náhrady sú nákladom daňového subjektu, ktorý ich poskytuje. V účtovníctve účtovnej jednotky sa zachytia na ťarchu nákladového účtu 512 – Cestovné podľa vyúčtovania pracovnej cesty.

Zamestnanec podľa § 36 ods. 7 ZCN je povinný do 10 dní po dni ukončenia pracovnej cesty…