Příklady k cestovním náhradám

Příklad

Dva zaměstnanci byli vysláni společně na pracovní cestu vlakem. Před nástupem do vlaku zakoupil první zaměstnanec společnou jízdenku i pro svého spolucestujícího druhého zaměstnance v celkové výši 800 Kč. Po návratu z pracovní cesty vyúčtoval každý ze zaměstnanců jízdní výdaje ve výši 400 Kč, tj. ve výši poloviny částky uvedené na společné jízdence, kterou k vyúčtování přiložil první zaměstnanec. Druhý zaměstnanec přiložil k vyúčtování fotokopii jízdenky. Je tento postup správný?

Přestože na náklady zaměstnavatele uvedený postup nemá negativní dopad, není postup zcela vhodný. Dokladem o jízdním výdaji je totiž originál jízdenky, nikoliv její fotokopie. Protože společnou jízdenku uhradil první zaměstnanec, vyúčtuje uvedené jízdní výdaje (800 Kč) a uvede, že zahrnují také částku za jízdní výdaje za druhého zaměstnance. Druhý zaměstnanec jízdní výdaje nevyúčtuje (žádné jízdní výdaje mu nevznikly).

V uvedeném případě by sice bylo možno postupovat také tak, že první zaměstnanec předloží doklad o jízdních výdajích ve výši 800 Kč a uplatní pouze polovinu, tj. 400 Kč. Druhý zaměstnanec doklad nepředloží, uplatní jízdní výdaje také ve výši 400 Kč a zaměstnavatel mu tuto částku s odkazem na § 185 ZP jako jízdní výdaj uzná. V předmětném případě ale tomuto druhému zaměstnanci žádné jízdní výdaje nevznikly (neplatil je). Proto je vhodnější postupovat tak, jak je uvedeno výše.

Příklad

Na pracovní cestu byli vysláni tři zaměstnanci, přičemž jako dopravní prostředek byl všem určen autobus. Na základě žádosti povolil zaměstnavatel použití osobního automobilu jednomu zaměstnanci s tím, že ostatní pojedou s ním. Všem třem zaměstnancům jsme vyplatili jízdní výdaje ve výši odpovídající ceně jízdného autobusem. Mohli jsme takto postupovat?

Nepostupovali jste správně. Právo na náhradu jízdních výdajů má pouze ten zaměstnanec, kterému jízdní výdaje skutečně vznikly. Jízdní výdaje nevznikly zaměstnancům, kteří jeli jako spolucestující, ale vznikly jen tomu zaměstnanci, jehož vozidlo bylo použito.

Protože byl jako dopravní prostředek určen autobus a dodatečně povoleno vlastní vozidlo zaměstnance, přísluší tomuto zaměstnanci podle § 157 odst. 2 ZP náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. autobusem. Ostatním zaměstnancům nepřísluší žádná náhrada jízdních výdajů.

Příklad

V technickém průkazu vozidla zaměstnance, které použil na základě požadavku zaměstnavatele k pracovní cestě, jsou v kolonce spotřeba paliva uvedeny tři hodnoty spotřeby PHM a informace, že jde o údaje podle normy 80/1268/EHS. Lze ke stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM použít třetí údaj jako údaj o kombinované spotřebě PHM?

Jestliže je z technického průkazu vozidla zřejmé, že třetí hodnota je hodnotou o tzv. kombinované spotřebě podle norem EU, pak je tuto hodnotu k uvedenému účelu nutno použít, protože je to tak stanoveno v ustanovení § 158 odst. 4 ZP.

V případě, že v technickém průkazu není jednoznačně kombinovaná spotřeba uvedena, musí být použita spotřeba zjištěná jako aritmetický průměr ze všech tam uvedených hodnot o spotřebě.

Podle dříve platné normy 80/1268/EHS se zjišťovala pro účely schválení typu vozidla k výrobě spotřeba paliva vozidla při městském provozu, při ustálené rychlosti 90 km/hod. a při ustálené rychlosti 120 km/hod. Tyto 3 údaje byly také zpravidla v technických průkazech uváděny. Žádný z údajů o spotřebě uvedených podle této normy v technickém průkazu není tedy údajem o kombinované spotřebě. Proto musí být pro stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM v uvedeném případě použit aritmetický průměr ze všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu.

Spotřebu pro smíšený provoz (kombinovaná spotřeba) zjišťuje výrobce vozidla a uvádí jako třetí údaj v žádosti o schválení typu vozidla k výrobě od účinnosti příslušné normy nebo jejího dodatku v příslušném státě.

Proto pouze v případě, kdy je v technickém průkazu zaměstnancem použitého vozidla uvedena spotřeba pohonné hmoty s odkazem na normu EU, podle které se kombinovaná (smíšená) spotřeba paliva zjišťuje, použije se pro výpočet náhrady výdajů za spotřebované PHM třetí údaj o spotřebě, protože tento údaj je údajem o kombinované spotřebě. V ostatních případech se použije aritmetický průměr všech údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla, a to ať jsou v technickém průkazu uvedeny jeden, dva, tři anebo více údajů o spotřebě paliva.

Příklad

Zaměstnanec při vyúčtování náhrad jízdních výdajů za použití soukromého vozidla na pracovní cestě doložil doklad o ceně benzínu, podle kterého zakoupil pouze dva litry benzínu. Cena uvedená na tomto dokladu je cca o 2 Kč vyšší než cena, za kterou běžně nakupuje PHM v obci svého bydliště. Musíme stanovit výši náhrady za pohonné hmoty cenou uvedenou na dokladu anebo můžeme použít průměrnou cenu z vyhlášky MPSV?

Podle ustanovení § 158 odst. 3 ZP prokazuje zaměstnanec cenu PHM dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Zaměstnanec tedy dokladem prokazuje cenu PHM (Kč/litr), nikoliv spotřebované množství PHM. Je tedy zcela nepodstatné, jaké množství PHM nakoupil. Musí však jít o nákup pohonné hmoty, kterou vozidlo jako palivo podle zápisu v technickém průkazu skutečně používá. Souvislost s pracovní cestou prakticky znamená, že PHM byla do vozidla nakoupena v době trvání pracovní cesty, příp. před či po pracovní cestě. Běžná tolerance je dva dny před až dva dny po pracovní cestě.

Pouze v případě, kdy zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu PHM neprokáže, použije se ke stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM průměrná cena uvedená v platné vyhlášce MPSV.

Příklad

Jak se zaokrouhlují údaje při výpočtu náhrady jízdních výdajů při použití soukromého vozidla na pracovní cestě?

Pokud zaměstnavatel požádá zaměstnance, aby na pracovní cestě použil např. svůj vlastní osobní automobil, přísluší zaměstnanci náhrada ve výši součtu základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované PHM. Jediné, co se při stanovení výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady zaokrouhluje, je doplatek nebo přeplatek v české měně. To také znamená, že v průběhu stanovení výše náhrady jízdních výdajů za použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl, se nezaokrouhluje, případně (jak je obvyklé) zaokrouhluje na dvě desetinná místa.

Např.: Zaměstnanec ujel na pracovní cestě osobním automobilem celkem 65 km, z technického průkazu, ve kterém není uvedena kombinovaná spotřeba paliva, je zjištěna průměrná spotřeba PHM (benzín BA 95B) (8,2 + 5,4 + 7,3) : 3 = 6,97 l/100 km, zaměstnanec nepředložil doklad o ceně PHM.

• Základní náhrada: 4,70 Kč × 65 km = 305,50 Kč.

• Náhrada výdajů za spotřebované PHM: 6,97 l/100 km: 100 × 44,50 Kč/1 litr × 65 km = 201,61 Kč.

• Náhrada jízdních výdajů celkem: 305,50 + 201,61 = 507,11Kč.

Jestliže zaměstnanci nepřísluší za tuto pracovní cestu žádné jiné cestovní náhrady, a neobdržel-li zálohu, je uvedená částka doplatek, který se při výplatě z pokladny zaokrouhlí podle § 183 odst. 5 ZP na celé Kč nahoru a zaměstnanci tak bude vyplaceno 508 Kč.

V praxi se občas používá také postup, podle kterého se nejdříve stanoví koeficient náhrady za použití vozidla za 1 kilometr a ten se pak vynásobí počtem ujetých kilometrů, tj. např. takto:

Koeficient náhrady = spotřeba PHM x cena PHM: 100 + SZN,

tj. v uvedeném případě K = (8,2 + 5,4 + 7,3) : 3 x 44,50 : 100 + 4,70 = 7,80 Kč/km. Tento údaj nelze zaokrouhlit směrem nahoru, protože zaměstnanci nelze vyplatit víc, než mu přísluší.

Takže celková výše náhrady jízdních výdajů by byla 7,80 x 65 = 507 Kč a rozdíl mezi oběma způsoby je nepodstatný.

Příklad

Při bezplatně poskytnutém jídle nevychází stravné po snížení v celých Kč. Zaokrouhluje se stravné po snížení vždy na celé koruny nahoru anebo se zaokrouhluje podle ustanovení § 189 odst. 3 ZP, tj. podle padesátihaléřů směrem dolů nebo nahoru?

Postup uvedený v ustanovení § 189 ZP je určen pro zaokrouhlování sazeb stravného, které vyhlašuje MPSV pro příslušný rok prováděcí vyhláškou. Vzhledem k tomu nelze tento způsob použít při stanovení výše nároku zaměstnance na stravné.

Zaokrouhlování cestovních náhrad je upraveno v § 183 odst. 3 a odst. 5 ZP, a to tak, že se zaokrouhluje přeplatek nebo doplatek v české měně, a to na celé Kč nahoru. To také znamená, že v průběhu výpočtu výše stravného, na které má zaměstnanec při pracovní cestě právo, se samostatně stravné po jeho snížení nezaokrouhluje (případně ho lze zaokrouhlit na dvě desetinná místa směrem dolů).

Po sečtení s ostatními druhy cestovních náhrad se výsledná nezaokrouhlená částka porovná se zálohou a až výsledný doplatek či přeplatek za příslušnou pracovní cestu se zaokrouhlí na celé Kč směrem nahoru. Takto zaokrouhlená částka se pak vyplatí zaměstnanci např. z pokladny nebo poskytne jiným způsobem (např. převodem na jeho účet).

Příklad

Pokud zaměstnanec odjede na pracovní cestu v 10.00 hod., vrátí se večer ve 21.00 hod. a byla mu na této cestě poskytnuta bezplatně strava (oběd a večeře), dostane ještě stravné krácené o oběd a večeři, nebo nedostane nic, protože snídal doma a oběd a večeři obdržel bezplatně?

Stravné se při pracovní cestě neposkytuje na konkrétní snídani, oběd či večeři, ale jako náhrada zvýšených výdajů na stravování při pracovní cestě s tím, že v případě bezplatně poskytnutého jídla přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatně poskytnuté jídlo charakteru snídaně, oběda či večeře, a to zákoníkem práce v § 163 odst. 2 a 3 ZP, resp. § 176 odst. 3 a 4 ZP uvedeným způsobem.

V uvedeném případě pracovní cesty, která trvala 11 hod., tak zaměstnanci v roce 2022 přísluší stravné nejméně 99 Kč snížené v podnikatelské sféře nejvíce o 70 % a ve státní a příspěvkové sféře nejméně 99 Kč (nejvíce 118 Kč) snížené o 70 % za každé bezplatně poskytnuté jídlo.

Zaměstnanci ve státní a příspěvkové sféře tak za uvedených podmínek a podle § 176 odst. 4 ZP stravné nepřísluší. Pokud by zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytl při uvedené pracovní cestě zaměstnanci nějaké stravné, musel by mu stejnou částku přidanit a stejnou částku zahrnout do vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a do vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Příklad

Ve vnitřní směrnici máme uvedeno stravné podle doby trvání pracovní cesty 105 Kč – 170 Kč – 260 Kč. Zaměstnanec byl na několikadenní pracovní cestě.

Jaké mu přísluší stravné, když pracovní cesta měla tento průběh:

• 1. den odjezd v 8.50 hod. – poskytnut oběd a večeře,

• 2. den – poskytnuta snídaně, oběd a večeře,

• 3. den – poskytnuta snídaně, oběd a večeře,

• 4. den návrat v 10.50 hod. – poskytnuta snídaně?

Při bezplatně poskytnutém jídle přísluší zaměstnanci stravné snížené způsobem uvedeným v § 163 odst. 2 a 3 a § 176 odst. 3 a 4 ZP, tj. v tomto případě takto: