Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny

Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny

RNDr. Ivan Brychta

 Nahoru1. Úvod

Při každé činnosti, kterou vykonáváme, se může stát, že uděláme chybu. Důležité je, abychom možnost chyb a omylů snížili pokud možno na minimum a z již odhalených chyb (ať už námi, nebo někým jiným) se ponaučili. Abychom těmto chybám předešli, musíme především vědět, jak správně postupovat. V následujícím textu, který je prioritně zaměřen na poplatníky vedoucí daňovou evidenci, se tedy budeme věnovat otázkám, které v praxi často vyvolávají nejistotu: "Jsou doklady, na základě kterých prokazujeme situace zachycené do daňové evidence, v pořádku? Jaké mají být náležitosti těchto dokladů? Jaké sankce nám hrozí v případě, že jsme udělali chybu, a jak chybu správně opravit?"

 Nahoru2. Náležitosti daňových dokladů pro účely zákona o daních z příjmů

Zákon o daních z příjmů na rozdíl od zákona o DPH nebo zákona o účetnictví nestanoví konkrétní náležitosti dokladů. I přes skutečnost, že poplatníci vedoucí daňovou evidenci nejsou přímo vázáni zákonem o účetnictví a nevztahují se na ně náležitosti účetních dokladů, lze doporučit dobrovolné respektování těchto náležitostí vzhledem k důkaznímu břemenu poplatníka, který je povinen prokázat všechny skutečnosti, které deklaruje v daňovém přiznání.

Plátci DPH jsou samozřejmě vázáni zákonem o DPH, a tím i náležitostmi daňových dokladů.

 Nahoru3. Účetní doklady

 Nahoru3.1 Náležitosti účetních dokladů, časté chyby

Co všechno musí účetní doklad obsahovat, najdeme v ustanovení § 11 ZÚ. Zde se dočteme, že účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musejí obsahovat:

1. označení účetního dokladu,
2. obsah účetního případu a jeho účastníky,
3. peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
4. okamžik vyhotovení účetního dokladu,
5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
6. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Výše uvedené náležitosti, které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech.

Podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů.

Účetní doklady vyhotovují účetní jednotky bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají.

Označení dokladu

To, že doklad má být označen jako účetní, ještě neznamená, že na každý doklad musíme napsat: "Účetní doklad číslo ...".

V daňové evidenci záleží na podnikateli, event. na jeho účetní(m), jakým způsobem bude řadit a značit (číslovat) doklady. Nejčastěji používaným modelem je situace, kdy jsou prvotní doklady seřazeny podle obsahu do tzv. skupin dokladů:

1. pokladní doklady (příjmové a výdajové),
2. bankovní doklady (výpisy z účtů),
3. došlé faktury,
4. vydané faktury,
5. interní doklady (např. mzdová evidence, příjemky a výdejky ze skladů, karty dlouhodobého majetku atd.).

Poplatník by si měl stanovit, jakým způsobem bude řadit a číslovat doklady. Seřazené prvotní doklady podle jednotlivých skupin dokladů se v praxi nejčastěji zakládají do šanonů. Je to způsob rychlý a přehledný. Prvotním dokladům se pak podle jednotlivých skupin přiřadí čísla, která jsou číslem dokladu. Toto číslo nesmí být ani duplicitní, tedy dvakrát stejné, ani nesmí chybět. Jedná se o číslo, které je konkrétnímu dokladu přiřazeno na základě zápisu do daňové evidence.

Pokud existují dvě nebo více pokladen (např. pokladna korunová a valutová nebo pokladny dle hmotně odpovědných osob), je zapotřebí zvážit tuto skutečnost i ve vztahu k jednotnému číslování pokladních dokladů. Zvolený systém číslování (značení) takovýchto pokladních dokladů bude samozřejmě záviset i na možnostech používaného softwaru. Jedním z možných způsobů by například mohlo být předřazení čísla konkrétní pokladny před číslo dokladu:

Číselná řada dokladů vystavených při příjmu či výdeji korun by tedy vypadala následovně:
P1001/XX, P1002/XX, P1003/XX atd.

Číselná řada dokladů vystavených při příjmu či výdeji valut:
P3001/XX, P3002/XX, P3003/XX atd.

Obdobným způsobem je nutno popsat též číslování a řazení ostatních skupin dokladů (bankovních výpisů, došlých faktur, vydaných faktur, interních dokladů).

Poznámka: Pojem "faktury" zde používáme pouze jako výraz pracovní, neboť je v praxi všeobecně znám a používán.

Číselné řady dokladů neslouží jenom k označení dokladů a k jejich zařazení do soustavy dokladů, ale jejich prostřednictvím poplatník dokládá, že jeho daňová evidence je úplná.

Obsah případu

Pokud máme správně zaevidovat proběhlou transakci, musíme přesně vědět, o čem byla. Z toho jasně vyplývá další náležitost dokladu a tou je popis obsahu. Z dokladu musí být dobře čitelné, zda jsme např. nakoupili zboží a o jaký konkrétní druh (typ) jde, nebo zda jsme nakoupili materiál. V obou případech se může jednat např. o vrtačku, ale podle toho, za jakým účelem jsme tuto vrtačku nakoupili, může jít o:

1. zboží – vrtačku jsme koupili za účelem jejího dalšího prodeje, nebo
2. hmotný majetek – vrtačku jsme koupili s tím úmyslem, že ji budeme používat k podnikatelské činnosti.

Nejenže musí být z dokladu jasné, že jde o vrtačku (odpověď na otázku: Co jsme nakoupili?), ale musí být též zřejmé, za jakým účelem jsme vrtačku koupili (odpověď na otázku: Proč tato situace nastala, proč jsme vrtačku koupili?).

Nepřesné:

Na paragonu, který je prvotním dokladem o nákupu daného předmětu, není přesně vyznačeno, co bylo nakoupeno, např.:

• "nákup kancelářských potřeb"... ale jakých? Jedná se o tužky, papír, malou kalkulačku, nůžky, lepidlo?

• "Vrx 5 ks á 326,00 Kč"... Co je to Vrx?

Vyjádření správce daně

Doklad na "nákup kancelářských potřeb" správce daně pravděpodobně neuzná.

Vůbec žádný popis obsahu daného případu:

Tato chyba se nejčastěji vyskytuje v situaci, kdy opravujeme chybný zápis. Stornujeme původní chybný zápis a nahradíme jej novým nebo zaevidujeme pouze rozdíl vzniklý původním chybným zápisem a nepopíšeme, tedy nevystavíme interní doklad, kterým bychom stručně vysvětlili, proč a jak chybu opravujeme.

Vyjádření správce daně

Oprava chyb rozdílem se nedoporučuje.

Transakce bez dokladu:

Další častou chybou je ústní příkaz podnikatele o zaevidování určité transakce, kterou podnikatel účetní(mu) nedoloží dokladem. Takovouto transakci by účetní v žádném případě zaevidovat neměl(a)! Pakliže tuto transakci účetní bez dokladu zaeviduje, bere na sebe riziko, že tato skutečnost nebude při daňovém řízení dostatečným způsobem prokázána (poplatník neustojí důkazní břemeno).

Účastníci případu

Ani z hlediska zákona o účetnictví, ani z pohledu zákona o daních z příjmů není dána povinnost, že by na každém dokladu musela být "hlavička" podnikatele nebo jeho razítko.

Dalším příkladem z praxe může být situace, kdy několik prvotních dokladů (např. potvrzení o zaplaceném poštovném) je přílohou tzv. souhrnného (sběrného) dokladu, na kterém je uvedena "hlavička" podnikatele, event. další chybějící náležitosti. V této situaci je dokladem souhrn dílčích dokladů, které pouze jako celek splňují dané podmínky, a tedy jenom jako celek jsou dokladem, na jehož základě lze zapisovat do daňové evidence.

Pro všechny doklady ale platí, že musejí být, ať již přímo, či nepřímo, označeny oficiálním plným obchodním jménem poplatníka, což u fyzických osob bývá v praxi častým problémem, neboť doklady jsou většinou označovány pouze nedostatečně – buď jenom jménem a příjmením, nebo jenom dodatkem obchodního jména. Je tedy důležité uvádět obchodní jméno v souladu s oprávněním k podnikatelské činnosti tak, jak to vyplývá z předpisů, které pro danou činnost platí. Například podniká-li někdo na základě živnostenského zákona, musí používat pro své aktivity v této oblasti obchodní jméno, které souhlasí se jménem na živnostenském oprávnění.

Peněžní částka nebo informace o množství a ceně

V případě uvádění peněžní částky nebývají v praxi až tak časté problémy. Za zmínku stojí snad jen upozornění, že pohyby ve valutové pokladně či na devizovém účtu jsou prvotně uváděny v cizích měnách. Pro účely daňové evidence se hodnota příjmů a výdajů v cizí měně přepočítá buď po skončení zdaňovacího období tzv. jednotným kurzem, nebo v jeho průběhu kurzy podle zákona o účetnictví. Jednotný kurz je definován v § 38 odst. 1 ZDP jako průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce zdaňovacího období; abychom si ho nemuseli počítat sami, je každoročně publikován v pokynech GFŘ. Jednotný kurz a kurzy devizového trhu uplatňované podle zákona o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom zdaňovacím období použít současně.

 Nahoru3.2 Okamžik vyhotovení dokladu a okamžik uskutečnění konkrétního případu

Povinností účetní jednotky je vystavit účetní doklady bez zbytečného odkladu po uskutečnění příslušné ekonomické činnosti. Zákon o účetnictví se však na poplatníka vedoucího daňovou evidenci nevztahuje. Je tedy na jeho rozhodnutí (podnikatele), kdy doklad vystaví. Lze však doporučit vystavovat doklady ihned, a to minimálně ze dvou závažných důvodů:

• abychom předešli případné možnosti, že daný doklad zapomeneme vystavit,

• abychom neporušili lhůty, které mohou být dány jinými obecně závaznými právními předpisy.

Zákon o DPH

Jsme-li plátci DPH, platí obecná povinnost vystavit daňový doklad nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění tuzemského zdanitelného plnění nebo do 15 dnů ode dne přijetí platby před uskutečněním tuzemského zdanitelného plnění, pokud vznikne povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění ke dni přijetí úplaty.

Daňový řád

V zákoně č. 280/2009 Sb., daňový řád, je poplatníkům stanovena záznamní povinnost. Fyzická osoba, která v rámci své samostatné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést průběžně evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v jiné evidenci stanovené zákonem.

Správce daně může uložit fyzické osobě, aby kromě evidence stanovené právním předpisem vedla zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění a stanovení daně.

Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím. Součástí rozhodnutí musí být přesné stanovení zaznamenávaných údajů, jejich členění a uspořádání, popřípadě návaznost na doklady, z nichž je záznam veden. Správce daně rozhodnutí o uložení záznamní povinnosti změní nebo zruší, jestliže se změnily nebo odpadly důvody, které vedly k jejímu uložení. Proti těmto rozhodnutím se lze odvolat do 15 dnů ode dne jejich doručení; včas podané odvolání má odkladný účinek.

Správce daně si může ověřovat již v průběhu zdaňovacího období řádné plnění záznamní povinnosti daňového subjektu, požadovat doklady, o nichž se vede průběžná evidence, a ukládat rozhodnutím povinnosti k odstranění závad. Proti tomuto rozhodnutí se lze odvolat do 15 dnů ode dne jeho doručení; včas podané odvolání má odkladný účinek.

Záznamy, evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost, je daňový subjekt povinen uchovávat až do uplynutí lhůty pro stanovení daně, k níž se vztahují.

 Nahoru4. Daňové doklady

 Nahoru4.1 Náležitosti daňových dokladů

Obecná pravidla pro daňové doklady podle ZDPH

Plátci DPH musejí mít na paměti též náležitosti daňových dokladů. V zákoně o dani z přidané hodnoty jsou problematice daňových dokladů věnovány §§ 26 až 35a ZDPH. Ustanovení § 26 ZDPH zavedlo definici daňového dokladu jako písemnosti, která splňuje podmínky stanovené v zákoně o dani z přidané hodnoty (dále ZDPH). Pravidla pro vystavování daňových dokladů jsou obecně určena v § 27 ZDPH. Základním pravidlem je, že vystavování daňových dokladů podléhá pravidlům toho členského státu, v němž je místo plnění. Úprava pro vystavování daňových dokladů v tuzemsku je dána ustanovením § 29 ZDPH. Vzhledem k možnosti uchovávání daňových dokladů v listinné i elektronické podobě byla zrušena povinnost doplňovat údaje přímo na daňovém dokladu (např. při pořízení zboží z EU) nebo zjednodušeném daňovém dokladu, protože obsah obou forem pro jejich uchovávání musí zůstat po celou dobu uchovávání nezměněn. Tímto přestala platit skutečnost, že datum doplnění údajů na daňovém dokladu je považováno za datum jeho vystavení; tím tedy bude vždy datum vystavení daňového dokladu uvedené jeho vystavitelem. Pro přehlednost jsou uvedeny v následující tabulce typy daňových dokladů podle aktuálního znění ZDPH.

^*) V případě postupu podle zvláštního režimu jde o obecné daňové doklady, ale je zde odlišný výpočet základu daně.

Vystavování a archivace daňových dokladů

Obecná pravidla pro vystavování a archivaci daňových dokladů nalezneme v §§ 28, 34, 35 a 35a ZDPH.

Vystavit daňový doklad je povinen plátce, který:

• uskutečňuje zdanitelné plnění nebo

• plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně,

a to do 15 dnů:

• ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo plnění osvobozeného od daně s nárokem na odpočet daně, tj. ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění, nebo

• ode dne přijetí platby, pokud k přijetí platby došlo před uskutečněním zdanitelného plnění (to neplatí, není-li zdanitelné plnění ke dni přijetí úplaty známo dostatečně určitě, tj. není známo, jaké zboží má být dodáno, příp. jaká služba poskytnuta nebo není známa sazba daně nebo místo plnění), nebo

• od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo dodání zboží do jiného členského státu EU, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně, nebo

• od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo poskytnutí služby, dodání zboží s instalací nebo montáží pro osobu povinnou k dani nebo právnickou osobu nepovinnou k dani, je-li místo plnění v členském státě, ve kterém nemá osoba povinná k dani, která plnění uskutečňuje, sídlo nebo umístěnu provozovnu, prostřednictvím které toto plnění uskutečňuje, nebo

• od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo poskytnutí služby nebo dodání zboží s instalací nebo montáží pro osobu povinnou k dani nebo právnickou osobu nepovinnou k dani, je-li místo plnění ve třetí zemi, nebo

• od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo první plnění (byla přijata první úplata) uvedené na souhrnném daňovém dokladu, pokud plátce použije tento daňový doklad v případě uskutečnění několika samostatných zdanitelných plnění za tento měsíc, nebo

• ode dne zjištění skutečnosti rozhodné pro provedení opravy původního daňového dokladu.

Plátce je povinen ve lhůtě pro vystavení daňového dokladu vynaložit úsilí, které po něm lze rozumně požadovat k tomu, aby se tento daňový doklad dostal do dispozice příjemce plnění, tj., aby byl příjemci plnění doručen, a to ve lhůtě pro vystavení daňového dokladu.

Údaje o ceně a dani se na daňových dokladech uvádějí v české měně. Osoba povinná k dani může k vystavení daňového dokladu písemně zmocnit osobu, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo třetí osobu. Pokud je zmocnění uděleno elektronicky, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem.

Daňové doklady v elektronické podobě

Možnost vystavení daňového dokladu v elektronické podobě je upravena v § 26 odst. 2 a 3 ZDPH.

Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě. Souhlas bude nutný pro veškeré použití elektronického daňového dokladu, což dle důvodové zprávy k novele ZDPH zahrnuje nejen vystavení daňového dokladu, ale i jeho předání nebo zpřístupnění včetně jeho uchování po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů.

Odpovědnost za správnost údajů na daňovém dokladu

Za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení ve stanovené lhůtě odpovídá plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně.

Za správnost vypočtené výše daně pro účely odpočtu daně ze zjednodušeného daňového dokladu a daňového dokladu při hromadné přepravě odpovídá plátce, pro něhož se zdanitelné plnění uskutečňuje.

Daňový doklad s různými sazbami daně

ZDPH stanoví zásadu, že na daňovém dokladu musejí být základy daně a výše daně u plnění s různými sazbami daně nebo osvobozením od daně s nárokem na odpočet daně uvedeny odděleně podle stanovených sazeb nebo osvobození od daně. U zjednodušeného daňového dokladu se částky včetně daně uvádějí odděleně podle stanovených sazeb.

Daňový doklad vystavený v cizím jazyce

Pokud je daňový doklad vystaven v cizím jazyce, je plátce daně povinen na žádost správce daně zajistit jeho překlad do českého jazyka. Tato úprava platí zejména pro doklady na dodání zboží do jiného členského státu a pořízení zboží z jiného členského státu, které jsou obvykle v cizím jazyce vystavovány.

Uchovávání daňových dokladů

Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. Po tuto dobu je povinen zaručit věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu a jejich čitelnost (§ 34 ZDPH) a umožnit správci daně k těmto dokladům přístup bez zbytečného odkladu. Vlastní způsob zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu je plně ponechán na volbě daňového subjektu. Konkrétní způsoby a příklady možností jejich zajištění jsou upraveny v Informaci GFŘ k pravidlům fakturace ze dne 28. 3. 2013 (viz webové stránky České daňové správy).

Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle vlastních kontrolních mechanismů zajistit také např. uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou.

ZDPH uvádí i možnost převodu daňového dokladu v listinné formě do elektronické podoby a možnost jeho úschovy v této podobě, pokud je pro převod zvolena metoda, která zaručuje neměnnost obsahu, čitelnost a věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu. Zároveň je uvedena i možnost převodu daňového dokladu z elektronické podoby do listinné.

Náležitosti daňového dokladu

Daňový doklad je nejčastěji používaný typ dokladu, který sice nemá striktně předepsanou formu, musí však obsahovat zákonem stanovené náležitosti, a to:

1. obchodní firmu nebo jméno, sídlo, příp. další identifikaci osoby, která uskutečňuje plnění,
2. daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění,
3. obchodní firmu nebo jméno, sídlo, příp. další identifikaci osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění,
4. daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
5. evidenční číslo daňového dokladu,
6. rozsah a předmět plnění,
7. den vystavení daňového dokladu,
8. den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu,
9. jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
10. základ daně,
11. sazbu daně,
12. výši daně; tato daň se uvádí v české měně,
13. odkaz na příslušné ustanovení ZDPH, ustanovení předpisu EU nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,
14. údaj "vystaveno zákazníkem", je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,
15. údaj "daň odvede zákazník", je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Daňový doklad nemusí obsahovat tyto údaje:

1. daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, pokud jí nebylo přiděleno,
2. rozsah plnění, není-li v případě přijetí úplaty znám,
3. jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, pokud vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění ke dni přijetí úplaty,
4. sazbu daně a výši daně, jedná-li se o plnění osvobozené od daně, nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Jako doklad může být použita faktura, "nákupka" za hotové, ale i paragon, na kterém jsou výše uvedené údaje uvedeny.

Zjednodušený daňový doklad

Místo daňového dokladu může plátce vystavit zjednodušený daňový doklad při jakémkoliv způsobu úplaty, tedy při plnění s úplatou za hotové, prostřednictvím platební karty nebo šekem, ale i při bezhotovostní…