Vnitřní předpis zaměstnavatele k výkonu práce na dálku (mimo pracoviště zaměstnavatele)

2.3.5

Vnitřní předpis zaměstnavatele k výkonu práce na dálku (mimo pracoviště zaměstnavatele)

JUDr. Věra Bognárová

Vnitřní předpis zaměstnavatele k výkonu práce na dálku

(mimo pracoviště zaměstnavatele)

Zaměstnavatel ...................................... (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ),

zastoupený ..............

stanoví

1. Tento předpis upravuje postup při rozhodování o výkonu práce na dálku a sjednávání dohod o práci na dálku. Dohodnout výkon práce na dálku lze v pracovním poměru i při práci konané na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, tj. v právním vztahu založeném dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti. O výkonu práce na dálku musí být se zaměstnancem sjednána písemná dohoda o práci na dálku s výjimkou upravenou v bodě 2. Za splnění této povinnosti odpovídá ...... (např. vedoucí personálního odboru).

2. Zaměstnavatel může ve zcela výjimečných případech písemně zaměstnanci práci na dálku z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, na základě opatření orgánu veřejné moci podle jiného zákona nařídit. Tímto zákonem je např. zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení nebo zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví. Nařídit výkon práce na dálku lze pouze na nezbytně nutnou dobu (například na dobu epidemie), pokud to povaha vykonávané práce umožňuje, a za podmínky, že místo výkonu práce na dálku je pro výkon práce způsobilé. V případě nařízení práce z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, není nutné uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o práci na dálku. Zaměstnavatel může práci na dálku nařídit zaměstnanci pouze na místo, které určí zaměstnanec. Za splnění této povinnosti odpovídá .... (např. vedoucí personálního odboru).

3. Požádá-li těhotná zaměstnankyně, zaměstnankyně nebo zaměstnanec pečující o dítě mladší než 9 let, nebo zaměstnankyně nebo zaměstnanec, kteří převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zákona o sociálních službách považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo stupni IV (úplná závislost), zaměstnavatele písemně o výkon práce na dálku a zaměstnavatel této žádosti nevyhoví, je povinen to písemně žádajícímu zaměstnanci odůvodnit. Je-li žádosti vyhověno, postupuje se při sjednání dohody podle tohoto předpisu. Za splnění této povinnosti odpovídá ........ (např. vedoucí personálního odboru).

4. O výkonu práce na dálku na základě požadavku příslušného vedoucího zaměstnance rozhoduje....... (uvést kdo). Dohodnout výkon práce na dálku lze i na základě požadavku zaměstnance. V obou případech je možné sjednat výkon práce na dálku pouze za podmínky, že zaměstnancem sjednaný druh práce připouští, aby zaměstnanec práci na dálku mimo pracoviště zaměstnavatele konal, např. protože není nutná jeho stálá přítomnost na pracovišti, na jeho práci není bezprostředně navázána práce jiných zaměstnanců, nemusí pracovat přímo s klienty zaměstnavatele atd. Podmínkou výkonu práce na dálku mimo pracoviště je, aby příslušný vedoucí zaměstnanec posoudil možnost kontroly výkonu práce prostřednictvím objemu (výsledků) vykonávané práce. Při posouzení možnosti konat práci na dálku mimo pracoviště zaměstnavatele je nutné zvážit charakter vykonávané práce i s ohledem na bezpečnost a ochranu zdraví při práci a možná bezpečnostní rizika. Za dodržení shora stanovených předpokladů a podmínek výkonu práce na dálku mimo pracoviště zaměstnavatele odpovídá příslušný vedoucí zaměstnanec nadřízený zaměstnanci, o jehož výkon práce mimo pracoviště se jedná.

5. Je-li o výkonu práce na dálku mimo pracoviště podle bodu 4 tohoto předpisu rozhodnuto, sjedná se změna pracovní smlouvy se zaměstnancem, anebo se sjedná dohoda o výkonu práce na dálku mimo pracoviště (dále jen "dohoda“). Dohodu sjednává ................. (uvést kdo). Dohoda musí být sjednána písemně. V dohodě se vždy sjedná alespoň místo (místa) výkonu práce, doba trvání (na dobu určitou nebo neurčitou), způsob předávání a odevzdávání práce, jakým způsobem bude rozvržena pracovní doba nebo zda si ji bude zaměstnanec rozvrhovat sám, evidence pracovní doby a vykazování pracovních činností, případná povinnost zaměstnance být zaměstnavateli k dispozici v předem stanovenou pracovní dobu, vybavení zaměstnance pracovními pomůckami (předměty, nástroji apod.) potřebnými k výkonu práce, případná povinná účast zaměstnance na pracovišti zaměstnavatele v dohodnutou dobu, zajištění BOZP a způsob poskytování náhrad při výkonu práce na dálku buď paušální částkou za hodinu anebo podle skutečných nákladů. Bude-li se zaměstnancem sjednáno, že mu náhrady nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku nepřísluší, musí být toto ujednání obsahem písemné dohody. Bude-li si zaměstnanec rozvrhovat pracovní dobu sám, uvede se v dohodě rozvržení pracovní doby do směn pro účely poskytování náhrady mzdy, platu nebo odměny podle § 192 ZP. V dohodě se dále sjednají konkrétní podmínky výkonu práce, na kterých budou mít zaměstnanec a zaměstnavatel zájem. Podle tohoto bodu se postupuje obdobně, je-li výkon práce na dálku nařízen podle bodu 2.

6. Před započetím výkonu práce pověřená osoba zaměstnavatele odpovědná za BOZP ................ (uvést kdo) po dohodě se zaměstnancem zkontroluje dohodnuté místo výkonu práce na dálku mimo pracoviště zaměstnavatele a posoudí, zda je k výkonu dohodnuté práce vhodné a odpovídá požadavkům na bezpečnou práci. S ohledem na charakter konané práce pověřená osoba zaměstnavatele odpovědná za BOZP proškolí zaměstnance o vztahujících se bezpečnostních předpisech a pravidlech. Zaměstnanec je povinen kontrolu sjednaného místa výkonu práce pověřenou osobou odpovědnou za BOZP u zaměstnavatele umožnit. Podle okolností je možné kontrolu sjednaného místa výkonu práce provést na základě fotodokumentace nebo video záznamu.

7. Na pracovněprávní vztah se vztahuje zákoník práce s výjimkami upravenými v § 317 a § 190a ZP, pokud není v dohodě se zaměstnancem dohodnuto jinak.

8. Směrnice je uložena k nahlédnutí v písemné formě ................ (uvést místo) a v elektronické podobě je přístupna na intranetu zaměstnavatele v sekci vnitřní předpisy.

Tato směrnice nabývá účinnosti dnem ............................

..................................................

razítko zaměstnavatele a podpis

jeho oprávněného zaměstnance

Komentář:

Práce pro zaměstnavatele může být vykonávána i v jiném místě, než je (jsou) pracoviště zaměstnavatele. Zákoník práce takovýto výkon označuje jako práce na dálku. Podmínkou pro výkon práce na dálku je dohoda se zaměstnancem o tom, že bude práci konat podle dohodnutých podmínek v jiném místě. Dohoda musí být písemná. Není podmínkou, aby místem výkonu práce bylo bydliště zaměstnance, i když to ve většině případů bude nejčastější případ. Je-li dohodnut výkon práce mimo pracoviště zaměstnavatele, přísluší zaměstnanci náhrady nákladů podle § 190a ZP. Při výkonu práce se postupuje podle § 317 ZP, který upravuje některá pravidla pro výkon práce na dálku a odchylky od obecné úpravy zákoníku práce, pokud si zaměstnanec sám rozvrhuje pracovní dobu. V ostatním se postupuje podle obecných ustanovení zákoníku práce.

Zaměstnavatel, který využívá práci zaměstnanců na dálku ojediněle, může sjednat podmínky výkonu této práce v písemné dohodě se zaměstnancem. Jestliže však zaměstnavatel bude využívat práci zaměstnanců na dálku ve větším rozsahu, je vhodné, aby pravidla byla stanovena ve vnitřním předpisu.

Dohoda o práci na dálku může být sjednána při vzniku pracovního poměru v pracovní smlouvě, v jeho průběhu jako změna pracovní smlouvy anebo jako samostatná dohoda o práci na dálku při vzniku pracovního poměru nebo kdykoliv v jeho průběhu. Stejné platí i pro výkon práce na dálku v dohodách o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Obsah dohody o práci na dálku stanoven není, zaměstnavatel si může sjednat pravidla výkonu práce podle svých potřeb a samozřejmě také podle ochoty zaměstnance sjednat vzájemná pravidla, protože se jedná o dohodu, na které se musí dohodnout obě strany, tj. jak zaměstnavatel, tak i zaměstnanec.

Podle § 241a ZP platí, že požádá-li těhotná zaměstnankyně, zaměstnankyně nebo zaměstnanec pečující o dítě mladší než 9 let, nebo zaměstnankyně nebo zaměstnanec, kteří převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zákona o sociálních službách považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo stupni IV (úplná závislost), zaměstnavatele písemně o výkon práce na dálku a zaměstnavatel této žádosti nevyhoví, je povinen to písemně žádajícímu zaměstnanci odůvodnit. Zaměstnavatel nemá právní povinnost výkon práce na dálku umožnit, ale musí své odmítnutí zaměstnanci písemně zdůvodnit.

Zaměstnavatel může práci na dálku zaměstnanci také nařídit, tj., jednostranně mu určit výkon práce na dálku. Nařídit práci z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, může zaměstnavatel zaměstnanci písemně ve zcela výjimečných případech, a to pouze na základě opatření orgánu veřejné moci podle jiného zákona. Tímto zákonem je např. zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení, nebo zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví. Nařídit výkon práce na dálku lze pouze na nezbytně nutnou dobu (například na dobu epidemie), pokud to povaha vykonávané práce umožňuje a za podmínky, že místo výkonu práce na dálku je pro výkon práce způsobilé. V případě nařízení práce z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, není nutné uzavřít se zaměstnancem dohodu o práci na dálku. Zaměstnavatel může práci nařídit zaměstnanci pouze na místo, které určí zaměstnanec.

Dohoda o práci na dálku by měla obsahovat základní pravidla, kterými se strany při sjednání práce na dálku chtějí řídit. Je to potřebné i proto, že podmínky výkonu práce a především to, kdy má zaměstnanec pracovat, se mohou zásadně lišit a také je potřebné počítat s tím, že zákoník práce v podrobnostech pravidla výkonu práce na dálku výslovně neupravuje. Práci na dálku výslovně upravuje § 317 ZP a § 190a ZP, který upravuje náhradu nákladů poskytovaných při práci na dálku.

Pravidla práce na dálku:

1. Práce mimo pracoviště zaměstnavatele se označuje jako práce na dálku. Obecně používaný pojem "home office" je pouze zvykový. Nemusí se totiž jednat jen o "práci z domova", práce může být vykonávána z jakéhokoliv se zaměstnavatelem dohodnutého místa, příp. několika míst, jak si to strany sjednají.
2. Výkon práce na dálku je možný jen na základě písemné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
3. Písemná dohoda se nevyžaduje pouze v případě, kdy lze zaměstnanci nařídit práci na dálku. To je možné výhradně za podmínky, že tak stanoví opatření orgánu veřejné moci, a to na nezbytně nutnou dobu, umožňuje-li to povaha vykonávané práce a bude-li místo výkonu práce pro práci na dálku způsobilé.
4. V § 317 ZP se upravují způsoby ukončení závazku. Závazek z dohody o práci na dálku lze rozvázat dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni, nebo jej lze z jakéhokoli důvodu i bez uvedení důvodu vypovědět s 15denní výpovědní dobou, která začíná běžet dnem doručení výpovědi druhé smluvní straně. Dohoda i výpověď musí být písemné. Může být sjednána i odlišná délka výpovědní doby, budou-li to smluvní strany považovat za potřebné. Výpovědní doba však musí být stejná pro zaměstnavatele i zaměstnance. Je také možné, sjednat, že závazek z dohody nemůže ani jedna ze smluvních stran vypovědět. Pokud toto ujednáno nebude, platí, že dohodu lze rozvázat shora uvedeným způsobem. Způsoby ukončení závazku se v dohodě uvádět nemusí, pokud se od nich nechtějí smluvní strany odchýlit.
5. Zaměstnanec má při výkonu práce na dálku právo na náhradu nákladů. Pravidla upravuje § 190a ZP.

Náhrada nákladů může být poskytována třemi způsoby:

• ve výši, kterou zaměstnanec zaměstnavateli prokázal,

• v paušální výši, pokud tak bylo písemně sjednáno nebo stanoveno vnitřním předpisem, a to za každou započatou hodinu práce na dálku v paušální částce stanovené prováděcím právním předpisem – vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí (vyhláška č. 299/2023 Sb., o stanovení výše nákladů při práci na dálku od 1. 10. 2023 ve výši 4,60 Kč za hod., vyhláška č. 397/2023 Sb. o stanovení výše nákladů při práci na dálku od 1. 1. 2024 ve výši 4,50 Kč za hod. Paušální náhrada u zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 ZP, může být poskytována i vyšší, na straně zaměstnance ale toto navýšení (rozdíl mezi paušálem stanoveným vyhláškou a skutečně poskytovaným) představuje příjem, který se zdaňuje a podléhá pojistnému na sociální a zdravotní pojištění. Paušální částka je splatná nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, v němž na ni zaměstnanci vzniklo právo. Poskytuje se za započatou hodinu práce, nikoliv za hodinu kalendářní. Proto se zlomky hodin odpracované doby, vzniklé např. při uplatnění pružné pracovní doby, v důsledku překážky v práci nebo proto, že v pracovní den zaměstnanec pracoval např. jen 7,5 hodiny, pro tento účel sečtou na konci období, za které se paušální částka…