Vnútropodnikový predpis o pravidlách fakturácie

9.4.14 Vnútropodnikový predpis o pravidlách fakturácie

Ing. Ivan Bulánek

Článok I

Všeobecné ustanovenia

Smernica upravuje pravidlá fakturácie v súlade s aktuálne platnou legislatívou. Smernica sa riadi:

1. Zákonom č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.

2. Zákonom o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.

3. Opatrením č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov.

V oblasti právnej úpravy elektronickej fakturácie sa smernica riadi:

Všetky členské štáty Európskej únie boli povinné prijať do národnej legislatívy upravujúcej uplatňovanie dane z pridanej hodnoty, nové pravidlá tykajúce sa vyhotovenia faktúr. Táto povinnosť vyplýva zo smernice Rady 2010/45/EÚ z 13. júla 2010, ktorou sa mení a dopĺňa smernica 2006/112/ES o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty, pokiaľ ide o pravidlá fakturácie (tzv. fakturačná smernica).

NR SR schválila zákon č. 246/2012 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. Na základe transpozície fakturačnej smernice do zákona o DPH je od 1.1.2013 prijaté nové znenie ustanovení § 71 až 76 zákona o DPH. Tieto ustanovenia boli zároveň po nadobudnutí účinnosti nových pravidiel fakturácie zákonom č. 440/2012 Z. z. novelizované s účinnosťou od 2.1.2013 (ide o ustanovenia § 72 ods. 6, § 74 ods. 1 písm. b), § 74 ods. 3 písm. b) a § 76 ods. 5 zákona o DPH).

Cieľom smernice je stanoviť náležitosti faktúr a umožniť tak lepšiu kontrolu DPH. Zaviesť pravidlá fakturácie a zaistiť tak zásadu rovnakého zaobchádzania s papierovými a elektronickými faktúrami.

 

Táto zásada sa má uplatňovať v prípade právomocí správcov dane pri daňovej kontrole a rovnako v prípade práv a povinností účtovných jednotiek, bez ohľadu na to, či sa zdaniteľná osoba rozhodne vyhotoviť papierovú alebo elektronickú faktúru.

 

Článok II

Definovanie faktúry podľa § 71 zákona o DPH

Dodávateľ tovaru resp. služby žiada vystavenou faktúrou odplatu za zdaniteľné obchody, ktoré uskutočnil.

Pre prijímateľa tovaru resp. služby je faktúra dokladom, ktorý je nevyhnutný na preukázanie nároku na odpočítanie DPH.

Faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej alebo elektronickej forme, ktorý je dokladom pre preukázanie vzniku nároku na odpočítanie DPH z prijatého plnenia, podľa § 71 zákona o DPH platného v tuzemsku alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry.

Za faktúru sa považuje aj každý doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a osobitne a jednoznačne sa na ňu vzťahuje (napr. faktúra – doklad o oprave (dobropis, ťarchopis). Vo faktúre musí byť uvedený zdaniteľný obchod, ktorý sa uskutočnil. Faktúra musí obsahovať všetky požadované náležitosti definované legislatívou v čl. I.

Elektronickou faktúrou je faktúra, ktorá obsahuje údaje stanovené v § 74 zákona o DPH a je vydaná, resp. prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte.

Druh elektronického formátu nie je rozhodujúci, rozhodujúca je skutočnosť, že faktúra je v elektronickom formáte vydaná a prijatá. Výber formátu je v právomoci zdaniteľnej osoby, môže ísť napr. o štruktúrovanú správu (ako XML) alebo iný typ elektronického formátu, ako napr. e-mail s prílohou PDF alebo fax prijatý v elektronickom nepapierovom formáte.

 

Faktúry vytvorené v elektronickom formáte (napríklad pomocou účtovného softvéru), ktoré sú poslané a prijaté v papierovej forme, nie sú elektronickými faktúrami. Naopak, faktúry vytvorené v papierovej forme, ktoré sú naskenované, poslané a prijaté cez e-mail, sú elektronické faktúry.

 

Podstatnou skutočnosťou pri elektronickej faktúre je, že je ju možné vydať iba so súhlasom príjemcu tovaru resp. služieb. Súhlas na vydanie elektronickej faktúry môže byť vyjadrený písomne, v zmluve, e-mailom, alebo aj samotným spracovaním faktúry zo strany odberateľa alebo jej úhradou. Ak odberateľ uhradí prijatú faktúru vydanú elektronicky, samotná úhrada tejto faktúry znamená, že súhlasil s jej vydaním v elektronickej podobe. Odberateľ si musí byť istý, že je schopný po technickej stránke takúto faktúru prijať a zabezpečiť:

1. vierohodnosť pôvodu faktúry,

2. neporušenosť obsahu faktúry,

3. čitateľnosť faktúry od okamihu jej vyhotovenia až do uplynutia obdobia určeného na uchovávanie faktúry.

Spôsob zabezpečenia všetkých troch atribútov si určuje zdaniteľná osoba sama.

Článok III

Zabezpečenie elektronickej fakturácie

Účtovná jednotka je povinná pri elektronickej fakturácii zabezpečiť:

1. Vierohodnosťou pôvodu faktúry – tzn. potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru resp. služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru. Vierohodnosť pôvodu faktúry znamená, že faktúra bola vydaná dodávateľom alebo inou osobou v jeho mene. Povinnosť zabezpečiť vierohodnosť pôvodu má nielen dodávateľ, ktorý preukazuje vierohodnosť, napríklad záznamom faktúry v účtovnej evidencii, ale aj príjemca tovaru resp. služby.

2. Neporušenosťou obsahu faktúry – tzn. zachovanie obsahu faktúry, aby obsah faktúry nemohol byť zmenený. Zdaniteľná osoba sa môže rozhodnúť, aký spôsob zabezpečenia neporušenosti obsahu zvolí, napr. zaručený elektronický podpis. Za zásah do obsahu faktúry sa nepovažuje zmena elektrického formátu pri konvertovaní elektronickej faktúry, napr. pre potreby uchovávania (archivácie) faktúry.

3. Čitateľnosťou faktúry – tzn., že faktúry sú čitateľné ľudským okom. Podmienka čitateľnosti sa považuje za splnenú, ak je možné faktúru na požiadanie zobraziť v primeranom čase rovnakým spôsobom. V prípade elektronických faktúr, ktoré sú v podobe štruktúrovaných správ (napr. XML, správy EDI), sa v pôvodnom formáte nepovažujú za čitateľné ľudským okom. Za čitateľné je ich možné považovať až po ich konverzii do formátu, ktorý je čitateľný ľudským okom.

Ako spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúr môže zdaniteľná osoba použiť

• Kontrolné mechanizmy v rámci firemných procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru resp. služby (napr. u dodávateľa by mala byť faktúra pripojená k objednávke, k potvrdeniu o vydaní tovaru, jeho preprave a k príjmu platby, u odberateľa by faktúra mala byť spojená s potvrdením o schválení objednávky, s dodacím listom, potvrdením o úhrade platby, príjme tovaru na sklad a podobne).

S faktúrou by sa nemalo nakladať ako s nezávislým a samostatným dokumentom, nakoľko faktúra je jedným z dokladov v súbore dokumentov, ktoré súvisia s konkrétnou zdaniteľnou transakciou.

• Zaručený elektronický podpis (podľa zákona o elektronickom podpise alebo zákona planého v inom členskom štáte, upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu – viď. čl. I).

• Elektronickú výmenu údajov (EDI), ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov. Elektronickou výmenou údajov je prenos údajov elektronickou formou z počítača do počítača s využitím schválenej normy štruktúry odkazu elektronickej výmeny.

• Iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry. Vydanie a prijatie elektronickej faktúry môže byť zabezpečené aj prostredníctvom umiestnenia faktúry na bezpečnej web stránke alebo web portáli vyhotoviteľa faktúry, kedy vyhotoviteľ faktúry (dodávateľ, odberateľ, tretia strana) posiela odberateľovi oznámenie o vyhotovení faktúry (e-mail, textová správa) a odberateľ na základe použitia užívateľského mena a hesla za účelom preukázania svojej totožnosti na web stránke získa prístup k vyhotovenej faktúre. Integrita údajov zaslaná odberateľovi je zaručená len počas komunikačnej výmeny. Autenticita webovej adresy je stanovená na základe certifikátu webovej adresy a certifikát je naviazaný na web adresu vyhotoviteľa faktúry.

Článok IV

Osoby povinné vyhotoviť faktúru podľa § 72 zákona o DPH

Za správnosť údajov vo faktúre a za včasnosť jej vyhotovenia zodpovedá dodávateľ tovaru resp. služby.

Faktúru môže vystaviť v mene a na účet dodávateľa tovaru resp. služby aj odberateľ alebo tretia osoba. Odberateľ môže vystaviť faktúru v mene a na účet dodávateľa len vtedy, ak je medzi odberateľom a dodávateľom uzatvorená písomná dohoda o vyhotovovaní faktúr, ktorá obsahuje podmienky, ktoré musia byť splnené, aby dodávateľ akceptoval faktúru vyhotovenú odberateľom. Odberateľ faktúru v mene na účet dodávateľa vyhotovuje podľa zákona členského štátu, v ktorom je miesto dodania tovaru resp. služby.

Článok V

Lehoty na vyhotovenie faktúry podľa § 73 zákona o DPH

Faktúra musí byť vystavená do 15 dní:

1. odo dňa dodania tovaru resp. služby (za deň dodania služby sa považuje deň, kedy je skončené poskytnutie služby);

2. odo dňa prijatia platby pred dodaním tovaru resp. služby;

3. od konca kalendárneho mesiaca*, v ktorom bol tovar oslobodený od dane podľa § 43, t. j. pri dodaní tovaru z tuzemska do iného členského štátu;

4. od konca kalendárneho mesiaca*, v ktorom bola dodaná služba alebo prijatá platba pred dodaním služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 v inom členskom štáte.

Ak je prijatá platba pred dodaním tovaru do iného členského štátu podľa § 43 zákona o DPH, zákon neustanovuje povinnosť vyhotoviť faktúru.

Článok VI

Obsah faktúry podľa § 74 zákona o DPH

Zákon ustanovuje rovnaký obsah faktúry pre dodávateľa, v prípade dodania tovaru resp. služby s miestom dodania v tuzemsku, ako aj v prípade dodania tovaru resp. služby s miestom dodania v inom členskom štáte alebo v treťom štáte.

Náležitosti faktúry:

• meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo DPH, pod ktorým tovar alebo službu dodala,

• meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava,…