8.11
Záloha na pracovní cestu
Ing. Karel Janoušek
Stejně jako u tuzemské pracovní cesty je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud není dohodnuto, že záloha poskytnuta nebude. Dohoda o neposkytnutí zálohy je individuální dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Lze ji sjednat písemně i ústně. Za souhlas zaměstnance s tím, že mu nebude poskytnuta záloha na pracovní cestu, se považuje i případ, kdy zaměstnanec na pracovní cestu odjel bez zálohy. Případné neposkytování záloh nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě. Poskytnutí či neposkytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu má značný vliv na použití kurzů pro přepočet částek v cizích měnách při vyúčtování cestovních náhrad.
Forma a měna zálohy
Záloha může být zaměstnanci poskytnuta formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanovena základní sazby stravného v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR. Měla by být poskytnuta ve měně, kterou bude zaměstnanec příslušné služby (ubytování, jízdní výdaje apod.) hradit, tj. v uvedeném případě ve zlotých. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná.
Poskytnutí zálohy zaměstnanci v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenu a správně vedenu.
Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance včetně dokladu, ze kterého je zřejmý příslušný směnný kurz.
Nic také nebrání tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank; samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti zaměstnance a zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého účtu.
Určení zálohy
Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad.
Výše zálohy
Výše zálohy se zpravidla stanoví odhadem. Předem totiž nelze zjistit, jaký bude mít zaměstnanec skutečný nárok na stravné, zahraniční stravné ani na další druhy cestovních náhrad. Předem ani nemůže být známo, kdy přesně zaměstnanec překročí státní hranici ČR či jiných států, není známo, jaké bude mít nutné vedlejší výdaje apod. Předem nelze ani předjímat, jaký kurz bude při vyúčtování cestovních náhrad nutno použít.
Neposkytnutí zálohy
Poměrně…
