Zálohy a vyúčtování cestovních náhrad

Příklad 1 – zvolení měny pro poskytnutí zálohy

Zaměstnanci byla na pracovní cestu do Polska, kde se stravné podle vyhlášky MF stanoví v EUR, poskytnuta záloha v EUR. Aby mohl v Polsku platit ubytování, jízdní výdaje a další úhrady, směnil po příjezdu do Polska zálohu na polské zloté (PLN). Může vrátit při vyúčtování zjištěný přeplatek v této měně, nebo si musí zbylé PLN směnit na EUR a vrátit přeplatek v EUR?

Pokud je záloha na zahraniční pracovní cestu poskytována v hotovosti, je nejvhodnější poskytnout ji v měně státu, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán. Nemusí to být nezbytně v měně, ve které je vyhláškou MF stanovena základní sazba zahraničního stravného, někdy to ani není vhodné. V ustanovení § 183 odst. 2 ZP je uvedeno, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v cizí měně, která je odlišná od měny uvedené ve vyhlášce MF (kterou se stanoví výše sazeb zahraničního stravného pro příslušný stát), pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Záloha se však poskytuje na všechny druhy cestovních náhrad (nikoliv jen na zahraniční stravné či kapesné), tj. také na jízdní výdaje, výdaje za ubytování i nutné vedlejší výdaje a ty bude zaměstnanec platit zpravidla v měně příslušného státu, ne v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné. Kromě toho bude zaměstnanec měnu příslušného státu potřebovat také na zaplacení jídla, občerstvení apod. Proto by bylo až nesmyslné poskytovat zaměstnanci zálohu v jedné měně na zahraniční stravné a zálohu na ostatní druhy cestovních náhrad v jiné měně, tj. poskytovat mu dvě zálohy. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v jakékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný smysl.

Jestliže byla zaměstnanci poskytnuta v uvedeném případě záloha v EUR a zaměstnanec celou zálohu směnil na PLN, pak přeplatek může vrátit zaměstnavateli v měně, která mu po této pracovní cestě zbyla, tj. v PLN, nebo v jiné dohodnuté měně, např. i v Kč.

Příklad 2 – zvolení kurzu k přepočtu měny

Jakým kurzem máme přepočítávat cestovné a kapesné v cizí měně? Lze použít pevný roční kurz?

Při vyúčtování cestovních náhrad, tj. při zjišťování výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, přeplatku nebo doplatku, který bude se zaměstnancem vypořádáván, se při přepočtu jedné měny na jinou měnu použijí kurzy z dokladu o směně měny, ve které byla zaměstnanci poskytnuta záloha, v zahraničí na jinou měnu a kurzy ČNB platné v den vyplacení zálohy. Pokud záloha poskytnuta nebyla, pak se použijí kurzy ČNB platné v den nástupu na příslušnou pracovní cestu. Pevný kurz používaný v účetnictví k tomuto účelu použít nelze.

Při účtování o účetním případu uskutečněném v cizí měně se použijí kurzy, jejichž použití připouští zákon o účetnictví, tj. denní kurz, pevný kurz, příp. při nákupu cizí měny i kurz konkrétní banky. Účetní jednotka musí mít ve své vnitřní účetní směrnici použití kurzů popsáno. V případě použití pevného kurzu to může být i pevný roční kurz. Uskutečněním účetního případu je např. nákup cizí měny, výdej zálohy z pokladny, vrácení přeplatku zaměstnancem do pokladny apod. Kurzy používané účetní jednotkou při účtování ale nelze použít v etapě vyúčtování.

Příklad 3 – zvolení kurzu při opožděném předání vyúčtování

Zaměstnanec předá vyúčtování po desetidenní lhůtě stanovené k vyúčtování. Jaký kurz má zaměstnavatel k přepočtu měn použít?

Na použití správného kurzu pro přepočet nároku zaměstnance na cestovní náhrady v etapě vyúčtování nemá vůbec žádný vliv, kdy zaměstnanec předložil doklady týkající se pracovní cesty. I kdyby své právo uplatnil až následující rok nebo kdykoliv do 3 let po uskutečnění pracovní cesty, provede se při vyúčtování přepočet kurzem směny poskytnuté měny v zahraničí a kurzy ČNB platnými v den vyplacení zálohy, příp. při neposkytnutí zálohy, kurzem ČNB platným v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Zaúčtování účetního případu v cizí měně se provede vždy kurzem uvedeným ve vnitřní účetní směrnici platným v okamžiku uskutečnění příslušného účetního případu.

Příklad 4 – doklad o směně

Zaměstnanci byla na zahraniční pracovní cestu do Ruska poskytnuta záloha v EUR. V Rusku platil v hotelu ubytování v EUR. Na dokladu je uvedena částka v RUB a její přepočet na EUR. Lze z toho vyplývající kurz považovat za kurz směny poskytnuté měny v zahraničí, když žádný jiný doklad o směně zaměstnanec nemá?

Podle § 183 ZP se v etapě vyúčtování cestovních náhrad použije k přepočtům kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy. To znamená, že jde o kurz směny poskytnuté měny v zahraničí, tj. směny provedené v bance nebo směnárně, kdy zaměstnanec např. za 50 EUR dostane odpovídající hodnotu RUB.

Uvedený doklad z hotelu není doklad o směně, ale doklad o platbě za službu v cizí měně. Že je z dokladu zřejmý kurz, jakým byl při platbě v hotelu proveden přepočet EUR na RUB, není vůbec podstatné. Kurz z dokladu o platbě nelze v žádném případě použít k přepočtům měn v etapě vyúčtování cestovních náhrad. K přepočtu částky v RUB za ubytování na EUR nebo na Kč v etapě vyúčtování cestovních náhrad musí tedy zaměstnavatel v uvedeném případě použít kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.

Příklad 5 – více záloh v různých měnách

Zaměstnanec požádal o poskytnutí zálohy ve dvou různých měnách, zaměstnavatel mu vyhověl. Vyúčtovává se každá záloha zvlášť?

V případě, kdy je zaměstnanci poskytnuta na zahraniční pracovní cestu záloha v několika měnách, je vhodné při vyúčtování cestovních náhrad přepočítat zálohy na jednu z poskytnutých měn a na tuto měnu přepočítat také nároky zaměstnance zjištěné v různých měnách. K těmto přepočtům se použije kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí, příp., nemá-li zaměstnanec doklad o směně poskytnuté měny v zahraničí, kurz ČNB platný v den poskytnutí zálohy.

Poskytnuté zálohy lze vyúčtovat také samostatně za každou měnu. Pak je nutno jednotlivé přeplatky nebo doplatky přepočítat na měnu, ve které bude provedeno konečné vypořádání se zaměstnancem. Použití kurzů je stejné, jak je uvedeno výše.

Příklad 6 – použití kurzu v případě neposkytnutí zálohy

Zaměstnanci nebyla na zahraniční pracovní cestu poskytnuta záloha. Zaměstnanec tedy v zahraničí použil svou vlastní cizí měnu, kterou v zahraničí směnil ve směnárně. Může zaměstnavatel použít kurz z dokladu o této směně v zahraničí k přepočtům ve vyúčtování?

Uvedený kurz, přestože byl doložen dokladem ze směnárny v zahraničí, nelze k přepočtům měn v etapě vyúčtování v žádném případě použít. Podle ustanovení § 184 ZP se v případě, kdy zaměstnanci nebyla na pracovní cestu poskytnuta záloha, použijí kurzy vyhlášené ČNB a platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Příklad 7 – použití kurzu v případě směny jiné měny než té ze zálohy

Zaměstnanci byla poskytnuta na zahraniční pracovní cestu do Turecka záloha v USD. Zaměstnanec doložil k vyúčtování cestovních náhrad doklad ze směnárny v Turecku…