Zásady vedení pokladny

4.21

Zásady vedení pokladny

Ing. Michal Šindelář, Ph.D.

Struktura vnitřního předpisu o pokladně je zaměřena na:

1. Pokladníka – vymezení činnosti, odpovědnosti

2. Pravidla při přesunech hotovosti

3. Inventarizaci

4. Pravidla přepočtu cizí měny na českou

Jedna z možných variant:

S osobou odpovědnou za nakládání s peněžními prostředky v hotovosti, ceninami a přísně zúčtovatelnými tiskopisy (dále jen pokladník) musí být uzavřena dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (§ 252 ZP).

1. Pokladník:

1. vede evidenci o pohybu peněžních prostředků v hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů,
2. zhotovuje pokladní doklady a odpovídá za jejich formální správnost,
3. zajišťuje průběžné číslování pokladních dokladů,
4. ověřuje výši plateb v hotovosti,
5. zajišťuje doplňování pokladní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů,
6. zajišťuje odvody pokladní hotovosti do banky,
7. v určených hodinách zajišťuje příjem a výdej peněžních prostředků v hotovosti a výdej cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů,
8. předává pokladní doklady k zaúčtování.

ad 1) Evidence o pohybu peněžních prostředků v hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů se vede v evidenčních knihách pro každou měnu, druh ceniny a přísně zúčtovatelného tiskopisu zvlášť. Evidenční knihy musí být průpisové, přičemž kopie odevzdává pokladní spolu s pokladními doklady do účtárny.

ad 2) Pokladní doklad musí být označen názvem účetní jednotky, a musí obsahovat identifikaci osoby, která hotovost, ceninu nebo přísně zúčtovatelný tiskopis přijala, stručný popis účetní operace, datum vystavení pokladního dokladu, podpis příjemce hotovosti a podpis pokladníka. Pokladník nesmí vystavit pokladní doklad bez schválení věcné správnosti prvotního dokladu, na základě kterého pokladní doklad vystavuje. Osoby odpovědné za schvalování věcné správnosti prvotních dokladů a jejich podpisové vzory jsou uvedeny ve vnitřním předpise "Oběh účetních dokladů".

ad 3) Číselné řady, které se používají pro číslování pokladních dokladů, jsou uvedeny ve vnitřním předpise "Systém zpracování účetnictví".

ad 4) Pokladník je povinen odmítnout provést platbu v hotovosti, jejíž výše překračuje zákonný limit.

ad 5) Doplňování pokladní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů zajišťuje pokladník v hodinách od 9 do 10 hodin před otevřením pokladny na základě předpokládaných výdajů. V případě, že některá složka firmy předpokládá pro daný den výdaje v hotovosti, které překračují běžnou úroveň, předá požadavek pokladníkovi do 8,30 hodin.

ad 6) V hodinách od 16 do 17 hodin zajistí pokladník odvod hotovosti nad pokladní limit do banky. Pokladní limit činí 50.000 Kč.

Alternativně:

V případě, že hotovost v pokladně překročí částku 50 000 Kč, je pokladník povinen zajistit její odvoz pomocí bezpečností služby do banky.

ad 7) Pokladní hodiny jsou od denně 10:00 do 15:00 hodin s výjimkou výplatních dnů, kdy pokladna zajišťuje pouze výplatu mezd.

ad 8) Pokladní doklady spolu s kopiemi listů evidenčních knih předává pokladník do účtárny v termínech stanovených ve vnitřním předpise "Oběh účetních dokladů".

2. Při přesunech hotovosti při doplňování pokladní hotovosti a odvodech hotovosti do banky používá pokladník speciální kufřík pro převoz hotovosti, který je součástí inventáře pokladny. Při cestě musí být doprovázen členem firemní ochrany, kterého pro každý den jmenuje velitel ochrany.

3. Inventarizaci pokladní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů provádí inventarizační komise v souladu s vnitřním předpisem "Inventarizace majetku a závazků", kde jsou vymezeny zejména:

• Inventarizační komise

• Plánovaný termín inventur

• Inventurní soupis a inventarizační zápis

4. Pravidla přepočtu cizí měny na českou ve valutové pokladně

Varianta A)

U pokladních operací bude používán pevný obecný měsíční kurz vyhlášený ČNB k prvnímu pracovnímu dni v měsíci.

Pevný obecný kurz je možno změnit i průběhu stanovené doby, pouze však na základě změny pravidel stanovených vnitřním firemním předpisem. Pevný obecný kurz musí být změněn vždy v případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny.

Při vyúčtování pracovních cest bude postupováno v souladu s vnitřním předpisem "Pracovní cesty, cestovní náhrady".

Varianta B)

U pokladních operací bude používán aktuální obecný kurz vyhlášený centrální bankou (pro českou korunu ČNB) ke dni uvedenému na pokladních příjmových nebo výdajových dokladech jako den příjmu nebo výdaje peněžních prostředků.

Při vyúčtování pracovních cest bude postupováno v souladu s vnitřním předpisem "Pracovní cesty, cestovní náhrady“.

V případě nákupu valut z korunového účtu nebo prodeje valut na korunový účet bude docházet vždy ke kurzovým rozdílům. Konkrétní banka přepočítá příjem valut na korunový účet i výdej valut z korunového účtu vždy svým kurzem, který je odlišný od kurzu ČNB.

Komentář:

Podoba této směrnice více než jiné závisí na konkrétních podmínkách a organizaci účetní jednotky. Jinou směrnici bude mít fyzická osoba s třemi zaměstnanci a podstatně jinou např. strojírenský kolos s miliardovým obratem a pěti pobočnými závody. Podoba vnitřního předpisu také úzce souvisí se systémem zpracování účetnictví, záleží na tom, zda pokladna bude zpracovávána ručně nebo počítačový program a hardwarové vybavení umožní zpracování pokladních dokladů a evidencí přímo na počítači.

Vnitřní firemní předpis o pokladní agendě by měl zejména vymezit:

1. činnost pokladníka (vztahující se k evidenci peněžních prostředků v hotovosti, vystavování pokladních dokladů, dále jednoznačně stanovit pravidla pro pokladní limit, doplňování a odvody hotovosti, dále stanovení pokladních hodin a předávání pokladních dokladů k zaúčtování),

2.…